Účtovníctvo obstarávania v stavebnej firme je jednou z najdôležitejších súčastí celého procesu výstavby. Fungovanie stavebnej výroby a tým aj samotnej firmy ako celku závisí od efektívnosti dodávok a kvality materiálov. Preto sa pri automatizácii tohto odvetvia venuje osobitná pozornosť oblasti obstarávania a účtovníctva zásob, ako jednej z najdôležitejších v práci účtovného, ​​zásobovacieho a stavebného oddelenia. Tento článok od špecialistov zo spoločnosti Katran PSK poskytuje podrobnú analýzu problémov vznikajúcich v účtovníctve stavebnej organizácie a spôsoby ich riešenia na príklade postupu realizovaného v reálnom podniku.

Stavebná spoločnosť "SibLider" v roku 2002 bola prvým developerom, ktorý si uvedomil potrebu vytvorenia značky bývania. Vznik a uvedenie ochrannej známky Klenovy Dvorik na trh je ukážkou zodpovednosti firmy SibLider. Počas svojej činnosti si spoločnosť získala dobré meno a dobré meno. Inovatívny prístup k takej tradičnej činnosti, akou je stavebníctvo, v kombinácii so sociálnou orientáciou robí spoločnosť jedným z lídrov na stavebnom trhu. Po začatí svojej činnosti s výstavbou domov v obytných štvrtiach mesta Krasnojarsk spoločnosť výrazne rozšírila rozsah výstavby a ponúkla mestu bezprecedentný projekt - projekt komplexnej rekonštrukcie celej oblasti. Teraz spoločnosť pokračuje v budovaní sociálne orientovaného bývania, skvalitňovaní developmentu a uvádzaní nových nehnuteľností na trh s nehnuteľnosťami v Krasnojarsku pod značkou Klenovy YARD.

Na automatizáciu účtovníctva veľkej stavebnej spoločnosti sa najlepšie hodí špeciálne vyvinutý softvérový produkt „1C: Construction Organization Management 8“.

Tento program vám umožňuje organizovať jeden informačný priestor v rámci podniku a viesť úplné záznamy o všetkých odvetviach činnosti, vrátane stavebnej výroby, obstarávania a účtovníctva zásob, účtovníctva a daní, personálneho a mzdového účtovníctva a rozpočtovania.

V procese automatizácie v podniku zvyčajne dochádza k prehodnocovaniu práce všetkých sektorov, optimalizácii interakcie medzi oddeleniami a identifikácii dlhodobých problémov, ktoré negatívne ovplyvňujú prácu podniku.

Spravidla sa vo fáze implementácie programu zisťujú a odstraňujú príčiny problémov a tým aj negatívne faktory, ktoré bránia efektívnemu fungovaniu podniku/útvaru.

V tomto článku si na príklade popíšeme, ktoré problémy stavebnej spoločnosti „SibLider“ riešila automatizácia pomocou „1C: Construction Organization Management 8“.

Problém č. 1: „pretriedenie“ materiálov a merných jednotiek pri odpise do výroby

Problémy pri organizovaní účtovníctva môžu nastať v situácii, keď účtovník zistí, že materiál, ktorý bol podľa dokladov použitý vo výrobe, nie je zahrnutý v účtovníctve.

Príklad 1

Odpis materiálu do výroby prebieha v účtovníctve nasledovne: stavbyvedúci (majster) mesačne predkladá účtovnému oddeleniu osobne vyplnené formuláre na odpis materiálu (formulár M-19). Vo formulári M-19 majster uvádza materiál „Tepelná izolácia“ v množstve 20 metrov štvorcových. m. Účtovník, ktorý analyzuje súvahu za 10. účet na mieste majstra, tam nevidí materiál „Tepelná izolácia“, ale sú tam materiály „Technolight“ v množstve 10 metrov kubických. m. a "Technoplex" vo výške 5 m2. m. Účtovník z vlastnej skúsenosti chápe, že tieto dva materiály možno odpísať namiesto materiálu „Tepelná izolácia“ deklarovaného majstrom, a začne počítať, koľko metrov kubických „Technolight“ a štvorcových metrov „Technoplexu“ je potrebné. byť odpísané, aby sa získalo množstvo materiálu „tepelnej izolácie“ potrebné na odpis“.

Príčin tejto situácie môže byť niekoľko:

1. Dodávateľov materiálov je spravidla veľa. A koľko je dodávateľov, toľko mien toho istého materiálu. Preto pri zaúčtovaní materiálov na sklad môže byť ten istý materiál pomenovaný inak podľa toho, ako sa bude volať v príjmových dokladoch.

2. Stavební manažéri pri vypracovávaní odpisových formulárov používajú názvy materiálov prevzaté z plánovacej a projektovej dokumentácie, ktorá niekedy obsahuje zastarané názvy, ktoré sa v reálnom živote nenachádzajú.

3. Pri príjme a odpise sa používajú rôzne merné jednotky, ktoré závisia aj od dodávateľa a noriem stanovených v projektovej dokumentácii, ktorou sa majster riadi.

Riešením tohto problému v účtovníctve pred automatizáciou bolo zavedenie nových názvov materiálov v adresári Nomenklatúra, svedomité porovnanie účtovníkov účtovných zostatkov v programe a tlačivá odpisov, ktoré pripravil majster.

Na základe prítomnosti a spôsobu riešenia tohto problému v účtovníctve získame nasledujúce faktory, ktoré negatívne ovplyvňujú stav účtovníctva organizácie a prácu účtovníka ako celku:

• neefektívne využívanie času účtovných pracovníkov pri odpisoch materiálov, presunoch jedného materiálu na druhý, výpočte rozdielu medzi mernými jednotkami a pod.;
• nesprávne zostatky na sklade, ktoré obsahujú rôzne názvy toho istého materiálu;
• prerastený adresár Nomenklatúry, ktorý obsahuje viacero názvov toho istého materiálu, čo sťažuje aj výber potrebných materiálov pri ich zaúčtovaní na sklad.

Nasledujúce metódy na odstránenie príčin problému sú zvýraznené.

1. Metodický vývoj príručky Nomenklatúra. Účelom tejto štúdie je objasniť názvy materiálov a rozšíriť rozsah nomenklatúry v prípadoch, keď je to potrebné. Výsledkom je, že keď prídu materiály, ušetrí sa čas na výber potrebného materiálu pre dokument; nemusíte si vybrať jeden názov, ktorý znamená iný.

2. Vypracovanie jednotnej schémy účtovania obstarávania pre všetky oddelenia. Táto schéma, ktorá spája všetky zainteresované oddelenia (staveniska, zásobovacie oddelenie, účtovníctvo) do jedného diela, eliminuje výskyt „nesprávnej klasifikácie“ materiálov a merných jednotiek. Dokonca aj vo fáze objednávania stavebných materiálov dodávateľom všetky oddelenia po prvé pracujú so spoločným adresárom materiálov a po druhé používajú jeden blok dokumentov, ktoré sú navzájom prepojené v reťazci.

Tu je popis riešenia v programe.

V adresári Nomenklatúra bol rozšírený sortiment nomenklatúrnych položiek a pre množstvo materiálov boli pridané ďalšie charakteristiky (rozmery, priemery, zloženie materiálov, tlak), čo umožnilo objasniť podstatu materiálov bez pridávania nových položiek nomenklatúry do adresára.

Na základe možností programu 1C: Construction Organization Management a charakteristík podniku bola navrhnutá jednotná schéma obstarávania a toku dokumentov, ktorá spája všetky zainteresované oddelenia (pozri obr. 1):

• Správca stavby (majster) sám vytvorí požiadavku na materiály v programe pomocou dokumentu Interná zákazka pomocou adresára spoločného pre všetky oddelenia Nomenklatúra;
• Vedúci oddelenia zásobovania analyzuje požiadavky majstrov pomocou správy Analýza interných objednávok; Program na základe interných požiadaviek automaticky generuje dodávateľom objednávky na dodávku materiálu;
• Na účtovných dokladoch pre dodávku materiálu od dodávateľov zadajú inžinieri dodávateľského oddelenia číslo objednávky dodávateľovi a odovzdajú doklady účtovnému oddeleniu. Účtovník zas zadá doklad na základe zadanej objednávky Príjem tovaru a služieb, pričom v prípade potreby zmení iba množstvo a cenu týchto materiálov.

Ryža. 1

Počnúc objednávaním materiálov a končiac ich príchodom na miesto, program zaisťuje jednotnosť názvov materiálov a jednotiek merania, čo znižuje problém „nesprávneho zaradenia“ na požadované minimum.

Problém č. 2: „červené“ zostatky v účtovníctve po odpise výroby materiálu

Ďalším významným účtovným problémom sú záporné zostatky po odpísaní materiálov do výroby.

Príklad 2

Dôvodom tohto problému je pomalá evidencia príjmu materiálu na pracoviskách v dôsledku nedostatku podkladov od dodávateľov. Problém je veľmi bežný takmer vo všetkých podnikoch. V skutočnosti podľa odseku 1 článku 9 federálneho zákona č. 129-FZ z 21. novembra 1996 „o účtovníctve“ nemáme právo zahrnúť materiály do účtovníctva bez riadne vyhotovených sprievodných dokladov.

Jednou z možností riešenia problému je, aby účtovník zaznamenal takéto skutočnosti na samostatnom mieste (napríklad v špeciálnom „červenom“ notebooku), aby tieto materiály „vyplnil“ nasledujúci mesiac po prijatí dokumentov. Tento problém „červených“ zostatkov vedie k nasledujúcim trendom, ktoré negatívne ovplyvňujú prácu spoločnosti:

• nemožnosť získať operatívne informácie o stave skladových zásob pre účtovné, zásobovacie a stavebné oddelenie;
• nemožnosť rýchleho získania spoľahlivých informácií o nákupe materiálu pre oddelenia spoločnosti, predovšetkým pre oddelenie zásobovania, ktoré vykonáva plánovú analýzu nákupov;
• trenice medzi dodávateľským oddelením, zodpovedným za včasné dodanie dokumentov, a účtovným oddelením, zodpovedným za odpis materiálov.

Riešením tohto problému je oddelenie príjmu a odpisu materiálu v programe na dva typy účtovníctva: manažérske a účtovné. Program „1C: Správa organizácie výstavby 8“ poskytuje túto možnosť: príjem materiálu pre rôzne typy účtovníctva je zdokumentovaný v rôznych dokladoch, informácie o stavoch skladu sú vždy aktuálne a dostupné v manažérskych výkazoch pre sklad, príjem účtovné záznamy sa spracovávajú až po prijatí príslušných dokladov a až potom sa informácie o prijatých materiáloch premietnu do súvahy pre 10. účet a ďalších štandardných účtovných výkazov. Odpis materiálu je zdokumentovaný aj v rôznych dokladoch: na odpísanie potrebného množstva materiálu pre manažérske účtovníctvo nemusíte čakať na prijatie účtovných dokladov od dodávateľa.

Toto riešenie umožňuje rýchlo kontrolovať príjem a odpis materiálu, sledovať rozdiel pri odpise materiálov pomocou programu a nie ručne a získať informácie o skutočných stavoch skladu.

V programe bolo implementované nasledujúce riešenie. Stavbyvedúci (majster) eviduje príchod materiálu na svoj sklad pomocou dokladu Príjem objednávky na tovar. Informácie o príjemkách a aktuálnych skladových zásobách sa okamžite premietnu do prehľadov Zoznam tovarov organizácií(pozri obr. 2). Zamestnanci, ktorí majú záujem, tak majú vždy možnosť rýchlo získať informácie o aktuálnych skladových zásobách. Tieto informácie sa prejavia len v manažérskom účtovníctve, v účtovníctve sa údaje o prijatých materiáloch objavia až po zaevidovaní príjmových dokladov v účtovníctve.

Ryža. 2

Odpis materiálov pre manažérske účtovníctvo sformalizuje majster aj samostatne pomocou dokladu Žiadosť-faktúra.

Po vygenerovaní a schválení dokladu sa prenesie do účtovníctva a na základe neho účtovník zadá svoj doklad Žiadosť-faktúra, ktorá sa vykonáva len pre účtovníctvo (pozri obr. 3).

Ryža. 3

Vďaka rozdeleniu príjmu a odpisu materiálu na hospodárenie a účtovníctvo dokážeme viesť operatívnu evidenciu skladových položiek, dodržiavať zákon a prijímať všetky potrebné informácie o stave skladových zásob.

Problém č. 3: oneskorenie dokumentov od dodávateľov

Dôvodom tohto problému je nedostatočná kontrola toku dokladov, ktorá vznikla v dôsledku skutočnosti, že účtovník netuší, kedy, v akom množstve a od koho materiály na miesto dorazili. V dôsledku toho nevie, aké dokumenty by mal požadovať od oddelenia obstarávania a dodávateľov.

Príklad 3

Kvôli tejto situácii v toku dokumentov dostáva účtovné oddelenie a vedenie spoločnosti nasledujúce nepríjemné výsledky:

• problémy pri odpisovaní materiálov, ku ktorým ešte neboli predložené doklady;
• nedostatočné informácie o účtoch spoločnosti splatných dodávateľom;
• problémy pri zostavovaní zosúlaďovacích správ a správ o riadení.

Použitie štandardnej správy v programe "1C: Správa organizácie výstavby" vždy môžeme od dodávateľov získať informácie o tom, pri ktorých materiáloch, dodávateľoch a primárnych faktúrach došlo k omeškaniu dokladov (pozri obr. 4):

Ryža. 4

V správe Zoznam tovaru, ktorý sa má prijať graf "prichádza" udáva počet prijatých materiálov pre manažérske účtovníctvo, stĺpec "spotreba"- príjem podkladov pre účtovníctvo, a "Konečná bilancia" podľa toho zostatok materiálov, ku ktorým účtovné oddelenie ešte nedostalo podklady od dodávateľov. Správu môžu dešifrovať dodávatelia a špecifické príjmové doklady.

Výsledky implementácie

Stručne zhrňme výsledky automatizácie obstarávania a účtovníctva zásob pre spoločnosť a jej oddelenia.

Pre účtovné oddelenie sa nám podarilo dosiahnuť:

• zbaviť sa nesprávneho triedenia materiálov a merných jednotiek pri prijatí a odpise - teraz všetky oddelenia vďaka jednotnej schéme účtovania obstarávania pracujú s rovnakými názvami materiálov a meracích jednotiek;
• zjednodušenie zadávania informácií o príjme materiálov pre účtovníka - teraz doklad Príjem tovaru a služieb vyplnené automaticky na základe zadanej objednávky dodávateľovi;
• schopnosť rýchlo získať informácie o stave skladových zásob;
• automatizovaná kontrola „červených“ zostatkov pri odpisoch materiálov vďaka rozdeleniu príjmu a odpisu materiálu do dvoch druhov účtovníctva;
• efektívny nástroj na kontrolu toku dokladov – teraz účtovník presne vie, ku ktorým materiálom účtovné oddelenie ešte nedostalo doklady od dodávateľov.

Oddelenie zásobovania má teraz:

• schopnosť rýchlo získať spoľahlivé informácie o príjme materiálov na miestach;

Stavenisko je vybavené:

• kontrola príjmu a odpisu materiálu na stavbách;
• schopnosť rýchlo získať informácie o stave skladových zásob.

Automatizácia obstarávania a účtovníctva zásob pomocou programu 1C: Construction Organization Management 8 teda umožnila niekoľkým oddeleniam stavebnej spoločnosti optimalizovať plnenie ich každodenných povinností, uľahčila príjem potrebných analytických informácií o činnostiach spoločnosti, čo bolo predtým nedostupné alebo ťažko dosiahnuteľné a otvorili cesty pre ďalší rozvoj spoločnosti v oblasti minimalizácie nákladov, efektívneho riadenia stavebnej výroby, správy záväzkov a rozvoja vzťahov s dodávateľmi.

Dodávatelia môžu získať materiálne aktíva od rôznych dodávateľov. Dodávatelia pri preprave materiálov vydávajú dva typy dokumentov:

1) komodita - sprevádzať materiály od dodávateľa ku kupujúcemu. Medzi obchodné doklady patrí faktúra a nákladný list.

2) zúčtovanie - na predloženie banke a ako základ pre platby za materiál.

Pre príjem materiálov zo skladu dodávateľa napíšte zasielateľovi splnomocnenie(M-2). Špeditér doručí prevzatý náklad do skladu a odovzdá ho vedúcemu skladu, ktorý skontroluje, či skutočné množstvo zodpovedá údajom v dodávateľskom doklade. Materiály sa kontrolujú podľa množstva, kvality, sortimentu, ceny atď. Ak nie sú žiadne nezrovnalosti, napíšte príjmový príkaz(M-4) za celé množstvo prijatého nákladu (materiál je aktivovaný).

Ak množstvo a kvalita materiálu dodaného na sklad nezodpovedá údajom dodávateľskej faktúry, materiály sú akceptované komisiou a certifikát o prevzatí materiálov(M-7), ktorý slúži ako podklad na prihlasovanie pohľadávok voči dodávateľovi.

Dodávateľ spolu s expedíciou produktov odošle kupujúcemu zúčtovanie a ďalšie sprievodné dokumenty - výzvu k platbe, faktúry a pod. Tie sa zašlú do učtárne, kde skontrolujú správnosť evidencie a po dohode s oddelením zásobovania urobte poznámku o úplnom alebo čiastočnom prijatí (súhlas s platbou) .

Nakúpené stavebné materiály sú dodávané buď do skladov s následnou distribúciou na stavby, alebo priamo na stavby ( otvorené skladovacie materiály). V tomto prípade sa v dokladoch urobí tranzitná značka. Zoznam materiálov, ktoré je možné doviezť v tranzite, musí byť zdokumentovaný v administratívnom dokumente pre organizáciu.

Príjem materiálov vyrobených dielňami a vlastnými výrobnými miestami (malta, betón) je formalizovaný vystavením odbernej faktúry (formulár M-11). Rovnaké faktúry dokladujú odovzdanie zvyšných nespotrebovaných materiálov, ako aj dodanie odpadu z výroby.

Materiály prijaté z demontáže a demontáže budov a stavieb sa účtujú na základe zákona o evidencii hmotného majetku prijatého pri demontáži a demontáži budov a stavieb (formulár M-35).

Účtovanie pohybu a zvyškov materiálov sa vykonáva v materiálové účtovné karty(M-12). Podnik vypracúva systematický zoznam spotrebovaných hmotných rezerv s uvedením názvu, triedy, značky, mernej jednotky a účtovnej ceny. Každý typ má priradené nomenklatúrne číslo. Zoznam všetkých čísel zostavuje register alebo cenník.

Pre každé číslo položky sa otvorí samostatná karta. Evidenciu na kartách vedie skladník na základe prvotných dokladov (príjmové objednávky, reklamácie, faktúry a pod.) v deň transakcie. Po každom zadaní sa zobrazia zostávajúce materiály.

Materiály sa uvoľňujú zo skladov na stavebné a domáce použitie. potrebuje predať prebytočné zásoby.

Požiadavky na postup uvoľňovania materiálov na stavbu:

Materiály musia byť uvoľnené na výstavbu v prísnom súlade so stanovenými normami a rozsahom stavebných a inštalačných prác

Materiály by sa mali vydávať len osobám uvedeným v zozname schválenom vedúcim organizácie.

Eviduje sa spotreba materiálov na výrobu limit-plot karty(M-8). Vydávajú sa na obdobie jedného mesiaca. Označujú typ operácie, kód nákladov, názov a množstvo materiálov. Na konci mesiaca sa kartičky limitov odovzdávajú účtovnému oddeleniu.

Ak sa materiály často nevydávajú zo skladu, vydá sa ich uvoľnenie požiadavky-faktúry(M-11). Dodávka materiálov do skladu oddeleniami je formalizovaná faktúry za vnútorný pohyb materiálu. Pri preprave materiálov po ceste využívajú nákladné listy.

Na odpis materiálov na stavbu objektu majster (správca stavby) vypracúva mesačník materiálová správa (M-19), ktorá uvádza stav materiálu na začiatku mesiaca, príjem zo skladu, výdavky za prácu a stav na konci vykazovaného obdobia.

Skutočná spotreba materiálov sa často zisťuje vykonávaním mesačnej inventarizácie zvyškov nespotrebovaných na stavenisku. Odpis skutočnej spotreby stavebného materiálu sa zdokladuje vo výkaze zostatkov a pre odpis otvorených skladových materiálov (M-22a)

Na konci mesiaca správca stavby vypracuje správa o skutočnej spotrebe materiálu(M-29). Táto správa je základom pre odpis stavebných materiálov ako náklady na výstavbu a inštaláciu a je určená na porovnanie skutočného množstva spotrebovaného materiálu s výrobnými normami. Správa M-29 je zostavená na základe:

Údaje o stavebných a montážnych prácach dokončených v priebehu mesiaca, prevzaté z formulára KS-6 „Záznam o vykonaných prácach“

Zavedené výrobné normy pre spotrebu materiálov na jednotku práce

Doklady o skutočnej spotrebe stavebného materiálu (faktúry, reklamácie, faktúry).

Formulár pozostáva z dvoch častí. Prvá časť ukazuje regulačnú potrebu materiálov a objem vykonanej práce. V druhej časti sa porovnáva skutočná spotreba materiálov s normovanou spotrebou. V prípadoch, keď je množstvo skutočne spotrebovaného materiálu menšie ako štandardné množstvo, náklady na skutočne spotrebovaný materiál sa odpíšu do nákladov na stavebné a inštalačné práce. V prípade technicky neodôvodnených nadmerných výdavkov na materiál sa štandardné množstvo materiálu odpisuje do nákladov na stavebné a inštalačné práce. Výška nadmerných výdavkov sa pripisuje vinníkom pomocou nasledujúceho záznamu:

Dt 73 „Zúčtovanie s personálom pre ostatné prevádzky“ – Kt 10

Ak sa vinníci nezistia, suma nadmerne vynaložených materiálov sa odpíše na náklady zhotoviteľa: Dt 91 Kt 94 „Manká a straty z poškodenia cenností“

Kontrola používania materiálov na stavbe(sklad) je zameraný na zistenie súladu skutočnej spotreby so schválenými normami. Metódy sledovania spotreby materiálov a zisťovania odchýlok:

Dokumentácia odchýlok

Metóda inventarizácie.

Dokumentačná metóda sa používa na identifikáciu odchýlok, ktoré vznikajú v dôsledku výmeny materiálov, chýb a spotreby nad rámec stanovených noriem. Tieto odchýlky sú formalizované jednorazovými požiadavkami vydanými k limitným kartám s uvedením dôvodov odchýlok. Tam, kde sa odchýlky nedajú zistiť dokumentačnou metódou, používa sa inventarizačná metóda: na evidenciu použitia materiálov sa vedú karty, kde sa na základe primárnych materiálov eviduje množstvo materiálov odovzdaných na stavbu, výrobné odpady a nespotrebované materiály. Do kariet sa podľa inventúrnych údajov zapisujú zvyšné nespotrebované materiály. Porovnaním skutočnej spotreby materiálov s normou sa zistí veľkosť odchýlok.

Otvorené skladovacie materiály(piesok, drvený kameň, dosky, tehly) sa používajú bez vyhotovenia výdavkových dokladov (faktúry, limitné plotové karty). Dodávajú sa priamo na stavenisko, obchádzajúc sklady. Zodpovednosť za bezpečnosť a používanie materiálov na stavbách majú hmotne zodpovedné osoby - majstri, majstri, majstri, stavbyvedúci. Na zabezpečenie kontroly nad bezpečnosťou otvorených skladovacích materiálov sú vybavené špeciálne upravené miesta. Účtovanie otvorených skladových materiálov sa vykonáva metódou periodickej inventarizácie. Na základe výsledkov inventarizácie je vypracovaný zákon o odpise otvorených skladových materiálov. Skutočná spotreba materiálu sa zistí ako rozdiel medzi sumou zostatku na začiatku mesiaca a príjmom materiálu za mesiac mínus ich skutočný zostatok na konci mesiaca. Náklady na otvorené skladovacie materiály môžu byť odpísané ihneď po prijatí ako stavebné náklady:

Dt 20 Kt 60 – Otvorené skladovacie materiály,

Dt 19 Kt 60 – Zohľadňuje sa DPH na otvorených skladových materiáloch.

Jedným z najvýznamnejších znakov vykonávania inventarizácie v stavebníctve je, že niektoré sypké stavebné materiály (drvený kameň, piesok) sa skladujú vo veľkom na špeciálnych miestach. Stanovenie ich hmotnosti alebo objemu v organizácii vykonáva na základe meraní a technických výpočtov špecialista geodézie pomocou prístroja - teodolitu. Stanovením objemu takýchto materiálov a poznaním ich objemovej hmotnosti na jednotku objemu je možné určiť hmotnosť materiálu čo najpresnejšie. Jednoduchšia, ale menej presná metóda je určiť objem geometrického útvaru. K tomu dávajú hmotne zodpovedné osoby týmto materiálom určitý geometrický tvar (obdĺžnik, kužeľ). Objem sa vypočíta pomocou geometrických vzorcov a potom sa objemové ukazovatele prevedú na ukazovatele hmotnosti.

Pomocou vzorca pre objem kužeľa: V = 0,2618 d² x H, kde d je priemer, H je výška, môžete určiť objem piesku. Pri priemere 1,5 metra a výške 1,03 metra bol objem piesku 0,61 m³. Pri objemovej hmotnosti piesku 1650 kg/m³ je jeho hmotnosť 1 tona. Vykonané výpočty sú priložené k inventárnemu zoznamu.

Funkcie účtovania pracovných odevov. Stavebným robotníkom sa poskytujú bundy, prilby, okuliare atď. Zhotoviteľ zabezpečuje pracovníkom špeciálne oblečenie na vlastné náklady. Vydávanie, skladovanie a kontrolu pohybu špeciálneho odevu upravuje vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 18.12.1998 číslo 51, ktorou boli schválené „Pravidlá pre poskytovanie špeciálneho odevu, špeciálnej obuvi a iné osobné ochranné prostriedky“. Vlastnosti dokumentácie a účtovania pracovných odevov upravuje Metodický pokyn pre účtovanie špeciálneho náradia, špeciál. zariadenia, špeciálne vybavenie a špeciálne oblečenie, schválené nariadením Ministerstva financií Ruska z 26. decembra 2002 č. 135n. Poradie hlavy určuje:

Osoby zodpovedné za bezpečnosť a pohyb pracovných odevov

Úradníci, ktorí majú právo podpisovať dokumenty na získanie, vydávanie zamestnancom a likvidáciu pracovného odevu.

Zloženie ochranného odevu, ktoré pracovníci vyžadujú, sa určuje na základe certifikácie pracoviska.

Pracovný odev sa účtuje na účte 10 v skutočných nákladoch, t.j. vo výške obstarávacích alebo výrobných nákladov. Zhotoviteľ môže viesť účtovanie pracovných odevov so životnosťou nad 12 mesiacov spôsobom predpísaným pre účtovanie dlhodobého majetku. V tomto prípade sa tvorba počiatočných nákladov premietne na účet 08. Prevzatie pracovných odevov do účtovníctva sa vyhotovuje podľa formulára OS-1 „Úkon o prevzatí a prevode dlhodobého majetku (okrem budov, stavieb), OS-6 „Inventárová karta na zaznamenávanie dlhodobého majetku“. Obstarávacia cena pracovného odevu zaradená do dlhodobého majetku sa odpisuje počas celej doby jeho životnosti. Počiatočné náklady na pracovné oblečenie nie sú vyššie ako 40 000 rubľov. okamžite odpísané do nákladov na stavebné výrobky tak, ako sa vydávajú pracovníkom: Dt 20, 23, 25 – Kt 01.

Výdaj ochranného odevu, o ktorom sa účtuje ako súčasť materiálov, sa dokladuje odpisovým úkonom podľa tlačív M-4, M-8 a v účtovnej evidencii sa vykoná zápis:

Podúčet Dt 10 „Pracovné odevy v prevádzke“ Podúčet Kt 10 „Pracovné odevy v sklade“.

Náklady na pracovné odevy sa odpisujú do nákladov jedným z nasledujúcich spôsobov:

Úmerné objemu vykonaných stavebných a inštalačných prác

Lineárne, založené na životnosti pracovného odevu.

V účtovníctve sa vykoná zápis: Dt 20, 23, 25 – podúčet 10 Kt „Používané pracovné odevy“.

Zisťovanie nevhodnosti a odpis pracovných odevov vykonávajú v organizácii stále alebo pracovné inventarizačné komisie. K predčasnému opotrebovaniu pracovného odevu môže dôjsť v nasledujúcich prípadoch:

1) z nedbanlivosti zamestnanca, pre ktorého je registrovaná. V tomto prípade sa vymáhanie škody (zostatková hodnota - ak ide o dlhodobý majetok) vykonáva zrážkou prostriedkov zo mzdy zamestnanca

2) v dôsledku núdzových okolností alebo v dôsledku bežného výrobného procesu. Náklady na pracovné odevy (zostatková hodnota - ak ide o dlhodobý majetok) sa odpisujú na 91 účtoch.

Pracovný odev vydaný zamestnancom je majetkom organizácie a musí sa vrátiť, a to aj pri prepustení. V účtovníctve sa vykoná zápis

Tok dokumentov pre pracovné odevy:

Príjem na sklad - príjemka M-4

Uvoľnenie odevu do prevádzky - požiadavka-faktúra M-11

Vydávanie pracovných odevov zamestnancom - evidenčný list pre pracovný odev, bezpečnostnú obuv - MB-7

Vrátenie pracovného odevu zamestnancom - osobná karta na vydanie osobných ochranných pracovných prostriedkov (tlačivo schválené MP SR zo dňa 18.12.1998 č. 51)

Likvidácia pracovných odevov - zákon o likvidácii MB-4 a zákon o odpise MB-8.

Vlastnosti účtovania materiálov v stavebníctve

Kritériá	Charakteristické rysy	Odraz v účtovníctve
Klasifikácia	Široká škála stavebných materiálov	Vyžaduje organizáciu podúčtov prvého, druhého a ďalších objednávok, vedenie analytického účtovníctva
Príjem materiálu na stavbu	Od dodávateľa	Účtovanie v skutočných nákladoch alebo v účtovných cenách
Podľa zákazníka:	1) účtuje zhotoviteľ
2) sa zohľadňujú v súvahe
Výroba vo vlastnej réžii	Účtovanie skutočných nákladov
Vratné materiály	Za cenu možného použitia
Dokumentácia	Pomocou formulárov M29 „Hlásenie o skutočnej spotrebe materiálu“	Odchýlka skutočnej spotreby materiálu od odhadu

Účtovanie materiálov je proces náročný na prácu a často spôsobuje ťažkosti účtovníkom stavebných spoločností. Dá sa to zjednodušiť a nevybaviť zbytočné papierovačky? Poďme sa o tom porozprávať.

Poskytovanie materiálov. Účtovníctvo u generálneho dodávateľa

Situácia je nasledovná. Organizácia s istotou vie, že nakupuje materiály pre konkrétny objekt - okamžite sa tam odosielajú a obchádzajú sklad, ktorý v skutočnosti neexistuje.

V tomto prípade je organizácia generálnym dodávateľom. Práce vykonáva subdodávateľ, čiastočne s použitím materiálov od generálneho dodávateľa.

Je legálne registrovať príjem materiálov prostredníctvom príjmového príkazu pomocou formulára č. M-4 s nasledujúcimi položkami:

DEBET 10 KREDIT 60

– boli zakúpené materiály na výstavbu zariadenia;

DEBET 19 KREDIT 60

– bola alokovaná daň z pridanej hodnoty na materiál.

A následne stavebný materiál ihneď odpísať prostredníctvom „pohybu“ podľa formulára č. M-11 („Dopyt-faktúra“) ku dňu podpisu aktu vykonanej práce subdodávateľom s uvedením:

DEBET 20 KREDIT 10

– náklady na spotrebovaný materiál sa odpíšu.

A potrebné tlačivá č. M-15 („Faktúra za vydanie materiálu tretím osobám“) a č. M-29 („Hlásenie o spotrebe základných materiálov v stavebníctve v porovnaní so spotrebou zistenou podľa výrobných noriem“ ) by mali byť vypracované samostatne a jednoducho pripojené k všeobecnému toku dokumentov ?

Pripomeňme: formuláre č. M-4, č. M-11, č. M-15 boli schválené vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 30. októbra 1997 č. 71a. Formulár č. M-29 nie je jednotný (schválený Ústredným štatistickým úradom ZSSR 24. novembra 1982 č. 613).

Právne vzťahy

Zmluva o výstavbe môže stanoviť, že stavebný materiál poskytne zákazník (článok 1 článku 745 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie). Po ukončení prác je zhotoviteľ povinný dodať objednávateľovi protokol o spotrebe materiálu. Toto je ustanovené v odseku 1 článku 713 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie. V uvažovanej situácii sú možné dve možnosti.

1. Odovzdanie materiálov subdodávateľovi na základe mýta.

2. Predaj materiálov generálnym dodávateľom subdodávateľovi.

účtovníctvo

Účtovanie o materiáloch dodaných zákazníkom sa vykonáva v súlade so Smernicou pre účtovanie zásob schválenou vyhláškou Ministerstva financií Ruska zo dňa 28. decembra 2001 č. 119n (ďalej len Smernica).

Organizácia, ktorá previedla svoje materiály inej organizácii na spracovanie (spracovanie, vykonávanie prác, výrobu produktov) ako mýto, neodpisuje náklady na tieto materiály zo súvahy, ale naďalej účtuje o zodpovedajúcich materiáloch v samostatnom pododdiele. -účet (bod 157 Metodických pokynov). Podľa Návodu na aplikáciu účtovej osnovy ... pohyb materiálov odovzdaných na externé spracovanie, ktorých náklady sú následne zahrnuté do nákladov na výrobu výrobkov z nich získaných, sa zohľadňuje v podúčte „ Materiály odovzdané na externé spracovanie“ účtu 10 „Materiály“. Podľa odseku 1 článku 9 federálneho zákona č. 129-FZ z 21. novembra 1996 musia byť všetky obchodné transakcie vrátane použitia surovín dodávaných zákazníkom zdokumentované podpornými dokumentmi. Tieto doklady slúžia ako prvotné účtovné doklady, ktoré sú podkladom pre účtovníctvo. Zjednotené formuláre, ako už bolo uvedené, boli schválené. Na formalizáciu transakcií so surovinami dodanými zákazníkom ich teda musí použiť organizácia generálneho dodávateľa, berúc do úvahy, že metodické pokyny sú registrované na Ministerstve spravodlivosti Ruska (13. februára 2002 č. 3245). To znamená, že ich použitie je povinné. To znamená, že transakcie so surovinami dodanými zákazníkom musíte zohľadňovať nasledujúcimi položkami:

DEBIT 10 podúčet „Materiály prevedené na spracovanie tretím stranám“
Podúčet CREDIT 10 „Stavebniny“

– dodané materiály boli odovzdané subdodávateľovi;

DEBET 20
Podúčet CREDIT 10 „Materiály prevedené na spracovanie tretím stranám“

– náklady na materiál zákazníka spotrebovaný subdodávateľom sú odpísané.

Zjednodušenie nevyužívaním podúčtu „Materiály odovzdané na spracovanie tretím osobám“ na účet 10 je podľa autora porušením vyššie uvedených účtovných štandardov. A nepoužitie poskytnutých formulárov prvotných dokladov odrážajúcich pohyb materiálov je v rozpore aj s požiadavkami zákona č. 129-FZ o evidencii všetkých obchodných operácií s dokladmi. To bude mať negatívne dôsledky pre daňové účtovníctvo, ktoré používa rovnaké formy prvotných dokladov.Od doby prevodu na spracovanie a odpisu materiálov za cenu práce sa nezhodujú. To neumožňuje jednoducho pripojiť tlačivá č. M-15 a č. M-29 k dokumentácii stavby. Keďže materiály budú odpísané nie v čase ich odovzdania subdodávateľovi, ale až neskôr pri odovzdaní diela objednávateľovi (v tomto prípade generálnemu dodávateľovi) podľa aktu o prevzatí zhotoveného diela vo formulári č.KS2. A ukázalo sa, že použitie konkrétnych materiálov subdodávateľa na mieste nie je potvrdené.

Budete teda potrebovať aj hlásenie od dodávateľa (subdodávateľa) o spotrebe materiálu (jednotné tlačivo hlásenia neexistuje, treba ho vypracovať a schváliť v účtovnej politike, postup a termíny podávania hlásenia sú ustanovené v zmluva). A okrem toho je potrebný zákon o odpise materiálu (takisto neexistuje jednotná forma, treba ho vypracovať a schváliť v účtovnej politike), ktorý vypracuje generálny dodávateľ na základe správy subdodávateľa o spotrebované materiály dodané zákazníkom a schválené vedúcim generálnej zmluvnej organizácie.

Dôležité mať na pamäti

Nie je možné odpisovať materiály len na základe faktúr. Na potvrdenie výdavkov potrebujete aj správu zhotoviteľa o spotrebovaných materiáloch dodaných zákazníkom, ako aj úkon o odpise materiálov schválený generálnym riaditeľom ( delovoymir.biz) .

Povieme vám, aké pravidlá skladového účtovníctva je potrebné dodržiavať, aby daňové úrady neodpočítali výdavky a zrážky. Nájdete tu aj tipy, ako si skrátiť čas strávený papierovaním.

V dôsledku nesprávnej organizácie skladového účtovníctva môžu stavebné firmy prísť o výdavky a odpočty. Zamerajte sa na Metodické odporúčania pre účtovníctvo zásob. Tento dokument je registrovaný na Ministerstve spravodlivosti, preto je jeho používanie povinné. Ako zorganizovať skladové účtovníctvo, aby ste sa vyhli pohľadávkam zo strany daňových úradov a strávili minimum času, prečítajte si článok. Pozrite sa aj na skutočné príklady toho, čo sa stane, ak nebudete dodržiavať pravidlá.

• Dôležitý článok:

Krok 1. Usporiadajte skladovací a účtovný systém

Ako zredukovať tok dokladov: ak skladujete materiál na jednom sklade, nie je potrebné pri preberaní zásob vyhotovovať príjemku. Ďalšou povinnou podmienkou je, aby preberanie vykonával jeden zamestnanec.

Skladová štruktúra musí byť vopred premyslená, aby sa zabezpečilo skladovanie materiálov a materiálov vo vhodných podmienkach. Napríklad v uzavretých priestoroch alebo pod prístreškami a pod. Zabezpečte bezpečnosť – zabránite tak poškodeniu a krádeži cenností.

Materiály sa musia merať vo vhodných merných jednotkách: kusové, hmotnostné, objemové, lineárne atď. Systém účtovania zásob musí poskytovať kompletné prevádzkové informácie: aké zásoby má podnik, kde sa čo nachádza, kto za čo zodpovedá.

Pomocou podúčtov a analýzy musíte usporiadať účtovníctvo zásob:

• podľa mena - tehla, sklo, farba atď.;
• podľa skladového miesta - sklad č. 1, sklad č. 2, stavenisko objektu č. 3 a pod.;
• pre finančne zodpovedné osoby - Arkhipov, Krasnov atď.

Krok 2. Schválenie zoznamu finančne zodpovedných osôb

Ako zredukovať tok dokumentov: prideľte jedného finančne zodpovedného zamestnanca, ktorý bude materiály prijímať. V tomto prípade nemusíte vytvárať príjmovú objednávku. Je tu ešte jedna podmienka.

Za príjem a výdaj zásob, ich bezpečnosť, dokumentáciu operácií musia zodpovedať hmotne zodpovedné osoby - vedúci skladu, skladník, majster. Vedúci spoločnosti musí schváliť zoznam zamestnancov, ktorí majú právo podpisovať dokumenty na príjem a výdaj materiálov.

Zodpovední zamestnanci vydávajú aj povolenie na vyskladnenie zásob zo skladov a iných skladových priestorov spoločnosti.

Iba zamestnanci z tohto zoznamu môžu uvoľniť materiály zo skladov. Je potrebné s nimi uzavrieť dohody o plnej finančnej zodpovednosti. Okrem toho je potrebné zaviazať finančne zodpovedné osoby, aby včas predkladali doklady účtovnému oddeleniu. Stanovte si termíny v pláne toku dokumentov a oboznámte s ním svojich zamestnancov proti ich podpisu.

Pri prepúšťaní alebo prevode finančne zodpovedných osôb vykonajte kompletnú inventúru cenností, ktoré sú v ich vlastníctve. Taktiež je potrebné formalizovať prevod zásob na inú zodpovednú osobu podľa zákona (§ 258 Metodického pokynu č. 119n).

Krok 3. Nastavte spôsob spracovania prevzatia materiálov

Ako zredukovať papierovanie: namiesto vydávania potvrdenia o každom prijatí dajte pečiatku na dokumenty dodávateľa.

Ukážka. Pečiatka prijatej objednávky

Keď zásoby dorazia na sklad, skontrolujte primárne údaje, aby nedošlo k nezrovnalostiam so skutočnosťou. Vyplňte potvrdenie o prijatí na formulári č. M-4 (schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku z 30. októbra 1997 č. 71a).

Namiesto toho môžete dať pečiatku na faktúru dodávateľa. Je to ekvivalent príjmového príkazu, ak potlač obsahuje rovnaké podrobnosti ako v samotnom dokumente. Špecifické údaje - číslo, dátum, podpisy, pozície, miesto uloženia sú uvedené ručne. Ukážka vyššie.

Urobte príspevky:

DEBET 10 PODÚČET „HLAVNÝ SKLAD“ KREDIT 60
- materiály boli prijaté od dodávateľa;

DEBET 19 KREDIT 60
- pridelená DPH na vstupe;

DEBIT 68 PODÚČET „VÝPOČET DPH“ KREDIT 19
- DPH je akceptovaná na odpočet.

Materiály často prichádzajú priamo do oddelení a obchádzajú sklad. Je ich však potrebné ešte prijať na sklad a ihneď zrealizovať presun na oddelenie.

Zároveň musíte vypracovať dokumenty na príchod a doručenie. Napríklad karta limitného plota vo formulári č. M-8, požiadavka-faktúra č. M-11, faktúra č. M-15. Do príjmových a výdajových dokladov zaznačte, že materiály boli vydané na ceste - bez dodania na sklad (ods. 1 ods. 51 Metodického pokynu č. 119n). Premietnite tento spôsob príjmu materiálov do svojich účtovných zásad.

Krok 4. Odpíšte materiály

Ako zredukovať papierovanie: nie je potrebné zakaždým počítať množstvo sypkých materiálov pridelených na výstavbu – rozdiely môžete jednoducho odpísať na základe zásob.

Na odpísanie obstarávacej ceny zásob do nákladov budú potrebné ďalšie doklady. Napríklad posudok majstra na tlačive č. M-29, zákon o odpise materiálu - schvaľuje ho vedúci. Do odpisu zásob sú uvedené ako zúčtovateľné u hmotne zodpovednej osoby.

Materiály odpíšte odoslaním:

DEBET 20 KREDIT 10 PODÚČET „DIVÍZIA“
- materiály odpísané.

Vrátenie nespotrebovaných materiálov na sklad sa realizuje pomocou faktúr alebo limitných zberných kariet. Skladník príde do skladu a zároveň odpíše tieto materiály z oddelenia:

DEBET 10 PODÚČET „HLAVNÝ SKLAD“
PODÚČET KREDITU 10 „DIVÍZIA“
- prijaté nepoužité materiály z jednotky (MOL).

Vedúci oddelení musia vypracovávať mesačné správy o dostupnosti a pohybe hmotného majetku (odsek 114 usmernenia č. 119n).

Hromadné homogénne materiály nemožno vždy predávať podľa skutočnej hmotnosti alebo objemu. Napríklad piesok, drvený kameň, štrk. Pri takýchto materiáloch je povolené určiť množstvo uvoľnené do výroby na základe pravidelných inventúr. Musia sa vykonávať najmenej raz za mesiac (bod 110 Metodického pokynu č. 119n).

Komisia formalizuje výsledky inventarizácie v akte. Spotreba surovín sa v tomto prípade zisťuje ako rozdiel medzi množstvom podľa účtovných údajov v čase inventarizácie a zostatkom podľa inventarizačných údajov.

Spoločnosti zvyčajne uvoľňujú materiály zo skladov do sekcií, divízií a tímov na základe stanovených limitov. Urobte príspevky:

DEBET 10 PODÚČET „DIVÍZIA“
PODÚČET KREDITU 10 „HLAVNÝ SKLAD“
- materiály boli prevezené do jednotky.

Uvoľňovanie materiálov a materiálov na časti a staveniská je vnútorným pohybom (body 57, 90 usmernenia č. 119n). Neznamená to, že materiály boli uvoľnené priamo do výroby.

Krok 5: Zabezpečte interné kontroly

Ako zredukovať papierovanie: evidenciu zásob veďte v špeciálnom programe, nie ručne. Pamätajte však, že bez primárnych výdavkov sú výdavky neplatné.

O spôsobe vedenia záznamov v sklade rozhoduje spoločnosť samostatne. Napríklad pomocou kariet vo formulári č. M-17. Pre každý typ zásob je potrebné vytvoriť skladové účtovné karty s názvom a mernou jednotkou. Na týchto kartách sa eviduje príjem a spotreba zásob v naturáliách.

Môžete viesť inventárne knihy. Pre každý typ materiálu sa otvorí samostatná časť knihy - osobný účet. Každý osobný účet obsahuje rovnaké údaje ako na skladových účtovných kartách (odsek 274 Metodického pokynu č. 119n).

Firmy vedú evidenciu automaticky – v účtovnom programe. Skladník zadáva informácie uvedené na skladových kartách priamo do počítača. Niektoré firmy zanedbávajú papierovanie. A sú odôvodnené tým, že podľa účtovnej politiky je skladová evidencia vedená v nelistinnej forme na elektronických nosičoch.

Bez správne vyhotovených primárnych dokladov však automatizované účtovné údaje nič neznamenajú.

Za nesprávne skladové účtovníctvo hrozia firme sankcie. Kompletný zoznam trestov sme zozbierali v článku.

Tabuľka. Čo sa stane s nesprávnym skladovým účtovníctvom?

Situácia	Dôsledky
Absolútny nedostatok kontroly zásob
Firma nemala sklad. Zásoby boli uložené vo veľkom na mieste. Prevod zásob do výroby nebol doložený. Riaditeľka dávala na konci každého mesiaca informáciu, aké materiály a v akom množstve odpísať. Na základe týchto informácií účtovníčka vypracovala zákon o odpise materiálov	Daňoví úradníci odstránili výdavky a odpočty. Sudcovia sa postavili na stranu inšpekcie. Spoločnosť napokon nevedela potvrdiť náklady a odpočty DPH (uznesenie Rozhodcovského súdu okresu Ural zo dňa 29. januára 2015 č. F09-9463/14, potvrdené uznesením Najvyššieho súdu zo dňa 17. júna 2015 č. 309 -KG15-4490)
Nesprávna organizácia skladového účtovníctva
V spoločnosti sa nenachádzali žiadne finančne zodpovedné osoby. Pri inventarizácii sa zistil nedostatok majetku. Príčinu nedostatku sa nepodarilo zistiť. Šéf firmy nariadil odpísať stratu oproti čistému zisku, keďže nebolo koho viniť	Daňový úrad rozhodol, že chýbajúci majetok podlieha DPH. Z dôvodu nesprávne zorganizovaného skladového účtovníctva sa spoločnosti nepodarilo preukázať nakladanie s majetkom bez prevodu na tretie osoby. Sudcovia podporili daňové orgány (uznesenie Okresného arbitrážneho súdu Volga zo dňa 14.03.2018 vo veci č. A55-11099/2017)
Neporiadok v toku dokumentov
Spoločnosť po ročnej inventarizácii zistila nedostatok zásob. Bol zahrnutý do neprevádzkových nákladov. Daňoví úradníci požadovali vysvetliť dôvod nedostatku. Ukázalo sa, že dôvodom bolo včasné predloženie spotrebných dokladov účtovnému oddeleniu na výdaj zásob zo skladu. Do výdavkovej časti mesačných výkazov preto neboli zahrnuté materiály pridelené oddeleniam do výroby.	Inšpektori sa zriekli nákladov. Sudcovia odmietli podporiť spoločnosť. Neporiadok v toku dokladov totiž nie je základom pre odpisovanie výdavkov vo forme manka (uznesenie Rozhodcovského súdu Severozápadného okresu zo dňa 5. septembra 2017 č. F07-7687/2017)

Materiál uvedený nižšie (v tejto verzii) sa stal víťazom súťaže o celovečerný článok. Súťaž bola venovaná desiatemu výročiu vedeckého a praktického časopisu „Stavebníctvo: nové technológie – nové zariadenia“ (Vydavateľstvo „Stroyzdat“).

Problematickou oblasťou je účtovníctvo a kontrola materiálov v stavebníctve. Je to spôsobené niekoľkými aspektmi: nízkou úrovňou disciplíny, nedostatkom jasného plánovania pri vykonávaní práce, a teda nedostatkom jasnej ponuky zdrojov, neustálym zhonom pracovných miest, ktoré sprevádzajú nákup zdrojov. Problémovou oblasťou sú skladové aj účtovné programy, ktoré sa často používajú na účtovanie materiálu v stavebníctve. Medzitým funkčnosť týchto programov nie je určená pre stavebné spoločnosti, ale pre komerčné podniky. Tieto programy majú množstvo výhod, no napriek tomu úplne neodstraňujú množstvo negatívnych aspektov. Problémov je veľa. Patria sem neprimerané náklady, nákupy za neprimerané ceny, nákupy nepotrebného materiálu a núdzové situácie. To má za následok preskladnenie skladov, „zmrazovanie“ finančných prostriedkov a naopak prestoje z dôvodu nedodržania dodacích termínov. Pre stavebné podniky je nedostatok riadneho účtovania materiálov obzvlášť nebezpečný, pretože Podiel nákladov na materiál je veľký a chyby sú v konečnom dôsledku drahé.

Aký je problém?

Aby sa problémy spojené s kontrolou nákupov a dodávok nejako preniesli do inej roviny, stavebné firmy radšej pracujú „od kolies“. K tomuto prístupu sa uchyľujú, pretože nemajú schopnosť jasne plánovať a nevlastnia jeho nástroje. Navyše, manažéri stavebných firiem sú si takmer vždy istí, že nie je možné viesť evidenciu materiálov v stavebníctve okrem núdzového režimu. Toto je pomerne častá mylná predstava. Výsledkom je, že kvôli tejto práci „od kolies“ problém nielenže neprechádza do inej roviny, ale jednoducho sa zhoršuje.

Ak pridáme nejaké špecifiká a vezmeme do úvahy príklad, kde odhad nejako skončí v skladovej službe, tak stále nezohľadňuje údaje PTO o načasovaní prác, prevádzkových termínoch a fázach prác. Preto, ak sa nejaký dátum zmenil, je možné odložiť nákup na neskorší dátum (pre optimalizáciu využitia pracovného kapitálu), alebo naopak, musíte urýchlene nakúpiť potrebné materiály. Ak skladové služby stále majú tieto údaje, potom sa spojenie medzi materiálom a prácou zvyčajne stratí. Dodávateľ nemá informácie o tom, na čo je ten a ten materiál potrebný, na akú prácu bude použitý. A majster zase v určitej fáze stavebných prác nemusí potrebovať materiály v plnom rozsahu. Napríklad jedna časť tehly je potrebná na vykonanie práce „dnes“ a druhá časť tehly je potrebná „zajtra“. V súlade s tým bude tehla „zajtrajška“ opustená na stavenisku, v sklade alebo kdekoľvek inde, ale nebude použitá na zamýšľaný účel.

Skúsenosti japonských kolegov

Ak si pamätáme sovietske časy, potom boli v tom čase domáci stavitelia potešení skúsenosťami svojich japonských kolegov. V japonských spoločnostiach bol nákup a dodávka materiálu organizovaná v jasnom časovom rámci a v schválenom objeme. Zároveň nemali skladové zariadenia (verili, že to nie je potrebné) a dodávatelia pracovali „hodinu za hodinou“. Sovietske podniky boli presvedčené, že je nemožné prijať japonské praktiky, pretože V tom čase bolo málo dodávateľov a nebolo potrebné hovoriť o trhu klienta. Bolo treba behať za dodávateľom, presviedčať atď. Teraz sa situácia zmenila, ale stále máme ďaleko od organizácie práce na úrovni japonských spoločností. Napriek množstvu dodávateľov a boju, ktorý vraj vedú o klienta, prakticky neexistuje prehľadná a presná dodávka materiálu.

kde začať?

Musia sa však prijať opatrenia na minimalizáciu neplánovaných nákupov, nákladov a zneužívania zdrojov. Ako viete, bez špecializovaných programov to nemožno urobiť. Udržiavať všetkých zamestnancov „na mieste“ a vyžadovať správne účtovníctvo manuálne alebo pomocou programov, ktoré sú vhodné pre skladové a logistické služby maloobchodných podnikov, ale nie pre stavebné firmy, je jednoducho neefektívne. Len na prvý pohľad môže mať človek dojem, že účtovanie materiálov je všade rovnaké. Toto je nesprávne. V stavebníctve zahŕňa množstvo aspektov, o ktorých sa v obchode vôbec nehovorí. Okrem toho je jednou z mylných predstáv názor, že v stavebnom podniku nie je potrebné úplne automatizovať obchodné procesy. Mnoho stavebných spoločností sa domnieva, že stačí vziať len určité oblasti, ako je prevádzkové riadenie hotovosti, riadenie zásob a riadenie opráv a zariadení, bez zohľadnenia zmluvného účtovníctva, plánovania a iných dôležitých aspektov. V stavebníctve je tento prístup zlý, keďže všetky procesy sú vzájomne prepojené a predstavujú jednu štruktúru. Správnejšie je spočiatku vychádzať z účtovania zmlúv, pričom sa opravujú všetky ostatné zložky, a nie naopak. Samozrejme, toto je ideálny scenár, ktorý sleduje málokto. Môže za to nedisciplinovanosť, nejasné pracovné predpisy a, žiaľ, sebecké ciele blízkych stavebných materiálov, ktorí sa v „nepokojných vodách“ cítia oveľa pohodlnejšie. Tu musí manažment prejaviť svoju vôľu, presadiť svoje požiadavky a zaviazať zamestnancov k práci v špecializovanom programe pre plnohodnotné manažérske účtovníctvo v stavebníctve.

Reálne príklady

Ako príklad by som rád uviedol obehový program moskovského developera ALTIUS SOFT. Budeme hovoriť o programe „“, ktorý bol uvedený na trh v roku 2006. Obsahuje množstvo možností účtovania a kontroly materiálov.

Ak hovoríme konkrétne o tom, ako presne prebieha práca v tejto časti, potom v uvedenom programe na základe dokumentov „Dohoda so zákazníkom“, „Dohoda s dodávateľom“, „Plánovanie vlastnej práce“ plány na tvoria sa dodávky materiálov na miesta. Zamestnanci oddelenia zásobovania uvidia tieto plány v module StroyLogistic. V module „Kúpno-predajné zmluvy“ sa automaticky vyberajú dodávatelia (s možnosťou manuálnej výmeny). Ďalej sú vyhotovené kúpne zmluvy s automatickým plnením sortimentu materiálu (na základe „výberu dodávateľov“ a plánovaných termínov dodania) a neskôr faktúry za tieto zmluvy. Skladník zároveň nemusí vypĺňať príjemky ručne. Automatické plnenie môžete vykonať z „Kúpnej zmluvy“ a skladník bude musieť vylúčiť iba tie materiály, ktoré nie sú súčasťou tejto dodávky (môžete tiež opraviť ich množstvo a cenu). Zamestnanec tak nemusí vykonávať manuálnu prácu – stačí vymazať nepotrebné údaje.

Môžete tak vidieť, ktorý z potrebných materiálov už bol objednaný alebo prijatý na sklad. Porovnávanie predpokladaných (zmluvných) nákladov na materiál so skutočnými, ako podľa faktúr od dodávateľov, tak aj podľa zálohových výkazov, prebieha automaticky. Program kontroluje dodávateľov aj majstrov: aj 1 kg klincov, ktoré mohol majster zaúčtovať podľa dvoch rôznych zálohových výkazov, sa v programe zobrazí ako prekročenie. Keď sa materiály uvoľnia na miesta (na vykonanie práce vo firme alebo dodávateľom ako poplatok), program kontroluje, či sú potrebné pre túto fázu zákazky. Zároveň môžu byť materiály dodané podľa požiadaviek superintendentov, a to aj nad rámec limitu, t.j. ak nie sú zahrnuté v odhade. Neskôr pri zadávaní údajov o skutočnom výkone prác v moduloch „Mistr“ a „Objednávateľ stavby“ program zobrazí odchýlky skutočnej spotreby materiálov od normy. Operatívna kontrola nákladov na materiál môže byť vykonaná kedykoľvek pre konkrétne objekty alebo práce, skupiny materiálov.

Ak prejdeme k diskusii o účtovaní materiálov účtovnými službami, stojí za to povedať, že v účtovníctve sa to vykonáva podľa mien (kódov) dodávateľa. V dôsledku toho môže účtovný program obsahovať niekoľko rôznych produktov nazývaných „klince“, ktoré majú rôzne čísla položiek, pretože pochádzali od rôznych dodávateľov, ale v podstate ide o rovnaké „klince“. V tomto ohľade má účtovné oddelenie nejasnú predstavu o tom, ktorý kód zodpovedá tomuto alebo tomu materiálu z odhadu. V skutočnosti to účtovníctvo nemusí vedieť. Má úplne iné ciele a ciele. Účtovné služby odpisujú materiály, ale nemôžu poskytnúť súhrnné údaje o tom, koľko „klincov“ sa kúpilo, koľko sa na ne minulo a či to bolo potrebné. Najmä ak si uvedomíte, že „klince“ je možné zakúpiť od rôznych dodávateľov. Inými slovami, účtovníctvo nedokáže rozlíšiť, kde, aké „klince“ sa odohrali a či to vôbec boli „klince“. V dôsledku toho sa takéto „malé veci“ zohľadňujú nepresne. Prirodzene to vyvoláva necieľové náklady, ktoré zo zdanlivo halierových hodnôt rastú do celkom pôsobivých čísel. V programe" ALTIUS - Stavebný manažment„Nechty“ rovnakej značky od rôznych dodávateľov môžete zoskupiť pod jednu nomenklatúru a mať jasnú predstavu o tom, aké materiály a v akom množstve boli použité. Účtovníctvo má informácie o odpisoch materiálu na konci mesiaca podľa vykonaných úkonov a materiál odpisuje spravidla formálne na základe výkazu zostaveného podľa odhadových noriem. Skutočná spotreba a bilancia materiálov sú známe až po dokončení práce. V programe ALTIUS - Construction Management je možné kedykoľvek sledovať všetky náklady vrátane materiálu, čo umožňuje operatívnu kontrolu nákladov na konkrétne objekty alebo práce.

Okrem toho, od roku 2011, účtovníctvo a kontrola materiálov v programe „ ALTIUS - Stavebný manažment» sa stala ešte aktuálnejšou a efektívnejšou. V novom module "StroyAnalytik" môžete vopred sledovať prekročenie skutočných nákladov na doručenie nad plánovanými. Používateľ môže automaticky analyzovať ukazovatele, ktoré sú pre neho dôležité. Stanoví hodnotiace kritériá a program mu povie, v akom prípade je od nich odchýlka. Program napríklad hlási, že boli prekročené limity zdrojov. Ak sú zadané hodnoty prekročené, program to automaticky oznámi zvýraznením konkrétnej zmluvy, fázy zmluvy alebo úlohy červenou farbou. Dôležité je, že používateľovi nebude predložená skutočnosť, ale bude môcť vopred zistiť, že je pozorovaná nejaká odchýlka. Aby ste to dosiahli, musíte nastaviť určitú kritickú hodnotu, pri ktorej program naznačí, že je čas vyriešiť problém (napríklad prideliť dodatočné finančné prostriedky na nákup materiálov v prípade zmien trhových podmienok). Modul "StroyAnalyst" môže spolupracovať s ktorýmkoľvek modulom softvéru ALTIUS - Construction Management. Napríklad pri práci s modulom StroyLogistic môžete vidieť nadmernú spotrebu materiálov a zdrojov (v percentách alebo v peňažnom vyjadrení). Už v rámci jedného modulu sú pre užívateľa nastavené individuálne hodnotiace kritériá. Manažér bude môcť hodnotiť prácu všetkých oddelení spoločnosti. Program ukáže, kedy bol zamestnanec na problém upozornený (nebude ho môcť skryť). To znamená, že manažér dostáva dôležité páky ako na riadenie firmy, tak aj na kontrolu podriadených.

Povedzme si pár slov o zásobovacích oddeleniach stavebných organizácií. Zvyčajne vo svojich pracovných programoch používajú programy určené na automatizáciu skladového účtovníctva a účtovný softvér. V oboch prípadoch však programy tohto typu neobsahujú plány – obsahujú iba fakty. To znamená, že tieto programy sú určené hlavne len na zaznamenávanie faktu príchodu a pohybu materiálov. Predovšetkým neexistujú žiadne špecifikácie pre dodávky materiálov do stavebných projektov. Vo všeobecnosti špecifikácia existuje, ale oddelene od skladových a účtovných programov. Žije si vlastným životom, izolovane od programov menovaného typu. Výsledkom je, že porovnanie s tým, čo bolo objednané, koľko materiálu zostalo na mieste, čo ešte je potrebné dodatočne objednať, nemôže byť vykonané jasným a aktuálnym spôsobom. O aké dodávky ide, okrem samotného dodávateľa nevie povedať nikto. Inými slovami, celý tento proces sa ukazuje ako zle riadený.

Nie v záujme očierňovania účtovného alebo skladového softvéru podotýkame, že spolu s ďalšími riešeniami vyvinul ALTIUS SOFT program, ktorý systematizuje proces nákupu a dodávky materiálu. Účtovný softvér, rovnako ako softvér na riadenie skladu, jednoducho nie sú určené na takéto úlohy. Vývoj „ALTIUS - Dodávatelia a obstarávanie“ je však navrhnutý tak, aby ich vyriešil.

Hlavným dokumentom menovaného programu, zodpovedného za objednávanie materiálov a prácu s dodávateľmi, je špecifikácia. Môžete ho importovať z odhadovacieho programu (vo formáte ARPS aj vo formáte Excel). Ak má stavebná organizácia nainštalovaný systém ALTIUS - Construction Management, potom služba LMS importuje odhad. A špecifikácia sa generuje automaticky na základe odhadu.

Na základe cenníkov od dodávateľov program „ ALTIUS - Dodávatelia a obstarávanie» umožňuje ich automatický výber (s možnosťou zmeny údajov užívateľom) pre všetky materiály od určitej špecifikácie.

Potom sa automaticky vypisujú zmluvy s každým z vybraných dodávateľov (ak ich je viacero).

Okrem toho si môžete pre každú dávku materiálov zo zmluvy o dodávke nastaviť vlastnú trasu: s uvedením kontrolných bodov, dátumov a logistických spoločností. Program teda umožňuje reálne sledovať dodávky materiálov v reálnom čase. Každý zamestnanec, ktorý má právo prístupu k programu, si môže pozrieť stav dodávky podľa špecifikácie. Pozrite si napríklad plánované dátumy príchodu materiálu na určený bod, sledujte fázy pohybu materiálov, pozrite sa, ktoré materiály začali svoju cestu atď.

Ak uvedieme súhrnný zoznam schopností programu ALTIUS - Dodávatelia a obstarávanie a predstavíme ich stručnejšie, môžeme medzi nimi vyzdvihnúť nasledovné:

Výber potrebných materiálov:

na základe špecifikácie;
na základe stavebných zmlúv.

Kontrola trasy pohybu materiálu:

plánovaná trasa;
skutočná trasa.

Automatická organizácia schvaľovacieho procesu:

požiadavky od majstrov;
ostatné prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty.

Import stavebných odhadov:

automatická príprava špecifikácií na jej základe.

Spolupracujte s poskytovateľmi:

vedenie ľubovoľného počtu dodávateľských cenníkov;
výber dodávateľov podľa špecifikácií.

Vedenie záznamov v programe:

offline;
ako súčasť ERP systému ALTIUS.

Okrem toho stojí za zmienku, že ak sa materiály poskytujú súčasne niekoľkým stavebným projektom, zmluvy s dodávateľmi je možné vypracovať podľa niekoľkých špecifikácií. To môže uľahčiť prácu špecialistov - úlohou operátora je iba zadávať údaje do programu. Pre vedúceho oddelenia zásobovania je program užitočný, pretože umožňuje minimalizovať závislosť na konkrétnom špecialistovi, do ktorého kompetencie patrí dodávka stavebných projektov. Nezáleží na tom, či je na dovolenke alebo práceneschopnosti, jeho kolega bude môcť importovať cenníky dodávateľov a zdôvodniť výber dodávateľov. V manuálnom režime nebude potrebné nič porovnávať. V programe kliknutím na pár tlačidiel získate jasné zdôvodnenie výberu dodávateľov, promptné informácie o stave pohybu materiálu a mnoho ďalšieho. Tieto možnosti programu pomáhajú riadiť proces obstarávania a dodávok a udržiavať kontrolu v tejto oblasti.

Poradenstvo

Aktualizovať a systematizovať účtovníctvo a kontrolu materiálov v stavebníctve za jeden deň je samozrejme mimoriadne náročné. S tým treba ísť ruka v ruke, pracovať týmto smerom. Nedá sa však povedať, že je to nemožné. Generálny riaditeľ ALTIUS SOFT Andrey Travkin poskytuje v tejto veci niekoľko rád: „Najprv musíte objektívne pristupovať k tejto problematike, pochopiť, aké presne sú ťažkosti, aká je ich povaha. Po druhé, musíte sa rozhodnúť pre automatizáciu konštrukcie a pochopiť, že na implementácii špecializovaného softvéru nie je nič zlé. V každom prípade to možno povedať o programe ALTIUS - Stavebný manažment a programe ALTIUS Dodávatelia a obstarávanie. Po tretie, je potrebné, aby zamestnanci pochopili, že musia pracovať v programoch a zveriť im túto zodpovednosť. Asi nemá zmysel tajiť, že každý druhý skladník nemá veľký záujem organizovať prehľadnú kontrolu svojej činnosti. Žiaľ, viac mu vyhovuje práca v nikým nekontrolovanom prostredí. Poriadok v tejto časti je preto možné obnoviť iba jedným spôsobom - zaviesť špecializovaný program na účtovanie materiálu v stavebníctve a zaviazať zamestnancov skladových služieb, aby v ňom pracovali. Nevidím žiadne iné možnosti."