Contabilitatea achizițiilor într-o companie de construcții este una dintre cele mai importante componente ale întregului proces de construcție. Funcționarea producției de construcții și, în consecință, compania în sine, în ansamblu, depinde de eficiența furnizărilor și de calitatea materialelor. Prin urmare, în timpul automatizării acestei industrii, se acordă o atenție deosebită domeniilor de achiziții și contabilitate a stocurilor, ca fiind una dintre cele mai importante în activitatea departamentelor de contabilitate, aprovizionare și construcții. Acest articol al specialiștilor companiei Katran PSK oferă o analiză detaliată a problemelor care apar în contabilitatea unei organizații de construcții și modalități de rezolvare a acestora folosind exemplul unei proceduri implementate la o întreprindere reală.

Compania de construcții „SibLider” în 2002 a fost primul dezvoltator care a realizat nevoia de a crea un brand de locuințe. Crearea și lansarea pe piață a mărcii Klenovy Dvorik este o demonstrație a responsabilității companiei SibLider. Pe parcursul activității sale, compania și-a câștigat un nume bun și o bună reputație. O abordare inovatoare a unei activități atât de tradiționale precum construcțiile, combinată cu orientarea socială, face din companie unul dintre liderii de pe piața construcțiilor. După ce și-a început activitățile cu construcția de case în zone rezidențiale ale orașului Krasnoyarsk, compania și-a extins semnificativ amploarea construcției, oferind orașului un proiect fără precedent - un proiect pentru reconstrucția completă a unei întregi zone. Acum, compania continuă să construiască locuințe orientate social, îmbunătățind calitatea dezvoltării și introducând noi proprietăți pe piața imobiliară din Krasnoyarsk sub marca Klenovy YARD.

Pentru a automatiza contabilitatea unei mari companii de construcții, produsul software special dezvoltat „1C: Construction Organization Management 8” este cel mai potrivit.

Acest program vă permite să organizați un singur spațiu de informare în cadrul unei întreprinderi și să mențineți evidențe complete ale tuturor sectoarelor de activitate, inclusiv producția de construcții, contabilitatea achizițiilor și stocurilor, contabilitatea contabilă și fiscală, contabilitatea personalului și a salariilor și bugetarea.

În procesul de automatizare într-o întreprindere, există de obicei o reevaluare a activității tuturor sectoarelor, optimizarea interacțiunii dintre departamente și identificarea problemelor de lungă durată care afectează negativ activitatea companiei.

De regulă, în etapa implementării programului, sunt identificate și eliminate cauzele problemelor și, în consecință, factorii negativi care interferează cu funcționarea eficientă a companiei/departamentului.

În acest articol vom descrie ce probleme ale companiei de construcții „SibLider” au fost rezolvate prin automatizare folosind „1C: Construction Organization Management 8” folosind un exemplu.

Problema #1: „reclasificarea” materialelor și unităților de măsură atunci când sunt anulate pentru producție

Probleme în organizarea contabilității pot apărea în situația în care un contabil descoperă acel material care, judecând după documente, a fost folosit în producție, nu este inclus în evidențele contabile.

Exemplul 1

Radierea materialelor pentru producție are loc în contabilitate astfel: managerul de șantier (maistrul) depune lunar la departamentul de contabilitate formulare completate personal pentru radierea materialelor (Formular M-19). În formularul M-19, maistrul listează materialul „Izolație termică” în valoare de 20 de metri pătrați. m. Un contabil, care analizează bilanțul pentru al 10-lea cont pentru șantierul maistrului, nu vede acolo materialul „Izolație termică”, dar există materiale „Technolight” acolo în valoare de 10 metri cubi. m. și „Technoplex” în valoare de 5 mp. m. Din propria experiență, contabilul înțelege că aceste două materiale pot fi anulate în locul materialului „Izolație termică” declarată de maistru și începe să calculeze câți metri cubi de „Technolight” și metri pătrați de „Technoplex” trebuie să să fie anulate pentru a obține cantitatea de material „Izolație termică” necesară pentru anulare”.

Pot exista mai multe motive pentru această situație:

1. De regulă, există mulți furnizori de materiale. Și câți furnizori sunt, atâtea nume din același material. Prin urmare, la postarea materialelor într-un depozit, același material poate fi denumit diferit în funcție de modul în care va fi numit în documentele de primire.

2. Managerii de șantier, atunci când întocmesc formulare de anulare, folosesc nume de materiale preluate din documentația de planificare și proiectare, care conține uneori nume învechite care nu se găsesc în viața reală.

3. La recepție și ștergere se folosesc diferite unități de măsură, care depind și de furnizor și de standardele prevăzute în documentația de proiect, după care se ghidează maistrul.

Soluția la această problemă în contabilitate înainte de automatizare a fost introducerea de noi nume de materiale în director Nomenclatură, o comparatie scrupuloasa de catre contabil a soldurilor contabile din program si formulare de radiare intocmite de maistru.

Pe baza prezenței și metodei de rezolvare a acestei probleme în contabilitate, obținem următorii factori care afectează negativ starea contabilității organizației și activitatea contabilului în ansamblu:

• utilizarea ineficientă a timpului personalului contabil la anularea materialelor, transferul unui material la altul, calcularea diferenței dintre unitățile de măsură etc.;
• solduri incorecte în depozit, care conține denumiri diferite ale aceluiași material;
• un director de Nomenclatură aglomerat, care conține mai multe nume ale aceluiași material, ceea ce îngreunează și selectarea materialelor necesare atunci când le postați în depozit.

Sunt evidențiate următoarele metode pentru eliminarea cauzelor problemei.

1. Dezvoltarea metodologică a cărții de referință Nomenclatură. Scopul acestui studiu este de a clarifica denumirile materialelor și de a extinde gama de nomenclatură în acele cazuri în care acest lucru este necesar. Ca urmare, la sosirea materialelor, se economisește timp la selectarea materialului necesar pentru document; nu trebuie să alegeți un nume, implicând altul.

2. Dezvoltarea unei scheme unificate de contabilitate a achizițiilor pentru toate departamentele. Această schemă, care reunește toate departamentele interesate (șantiere, departamentul de aprovizionare, contabilitate) într-o singură lucrare, elimină apariția „evaluării greșite” a materialelor și unităților de măsură. Într-adevăr, chiar și în etapa de comandă a materialelor de construcție către furnizori, toate departamentele, în primul rând, lucrează cu un director comun de materiale și, în al doilea rând, folosesc un bloc de documente, legate între ele într-un lanț.

Iată o descriere a soluției din program.

În director Nomenclatură gama de articole de nomenclatură a fost extinsă, iar pentru o serie de materiale s-au adăugat caracteristici suplimentare (dimensiuni, diametre, compoziția materialelor, presiune), care au făcut posibilă clarificarea esenței materialelor fără a adăuga noi articole de nomenclatură în director.

Pe baza capacităților programului 1C: Managementul organizației de construcție și a caracteristicilor întreprinderii, a fost propusă o schemă unificată de achiziții și flux de documente, care unește toate departamentele interesate (vezi Fig. 1):

• Managerul de șantier (maistrul) însuși creează o cerere de materiale în program folosind documentul de comandă internă, folosind un director comun tuturor departamentelor Nomenclatură;
• Șeful compartimentului aprovizionare analizează cererile maiștrilor cu ajutorul unui proces-verbal Analiza comenzilor interne; Pe baza solicitarilor interne, programul genereaza automat comenzi pentru furnizori pentru aprovizionarea cu materiale;
• Pe documentele contabile pentru furnizarea materialelor furnizate de furnizori, inginerii departamentului de aprovizionare introduc numărul de comandă către furnizor și transferă documentele departamentului de contabilitate. Contabilul, la rândul său, introduce un document pe baza comenzii specificate Recepția de bunuri și servicii, modificând, dacă este necesar, doar cantitatea și costul acestor materiale.

Orez. 1

Astfel, pornind de la comandarea materialelor și terminând cu sosirea lor la șantier, programul asigură uniformitatea denumirilor materialelor și unităților de măsură, ceea ce reduce problema „evaluării greșite” la minimum dorit.

Problema #2: solduri „roșii” în contabilitate după anularea producției de materiale

O altă problemă contabilă semnificativă este soldurile negative după anularea materialelor pentru producție.

Exemplul 2

Motivul acestei probleme este înregistrarea lentă în contabilitate a primirii materialelor la șantiere din cauza lipsei documentelor de la furnizori. Problema este foarte comună în aproape toate întreprinderile. Într-adevăr, conform paragrafului 1 al articolului 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, nu avem dreptul de a include materiale în contabilitate fără documente însoțitoare executate corespunzător.

Una dintre opțiunile de rezolvare a problemei este ca contabilul să înregistreze astfel de fapte într-un loc separat (de exemplu, într-un caiet special „roșu”) pentru a „completa” aceste materiale luna următoare după primirea documentelor. Această problemă a soldurilor „roșii” dă naștere următoarelor tendințe care afectează negativ activitatea companiei:

• imposibilitatea obținerii de informații operaționale privind starea stocurilor de depozit pentru compartimentele de contabilitate, aprovizionare și construcții;
• imposibilitatea de a obține rapid informații fiabile cu privire la achiziționarea de materiale pentru departamentele companiei, în primul rând pentru departamentul de aprovizionare, care efectuează o analiză plan-fapt a achizițiilor;
• fricțiuni între departamentul de aprovizionare, responsabil pentru livrarea la timp a documentelor, și departamentul de contabilitate, responsabil cu anularea materialelor.

O soluție la această problemă este de a separa primirea și anularea materialelor din program în două tipuri de contabilitate: managerială și contabilă. Programul „1C: Managementul Organizației Construcțiilor 8” oferă această oportunitate: primirea materialelor pentru diferite tipuri de contabilitate este documentată în diferite documente, informațiile despre soldurile depozitului sunt mereu la zi și disponibile în rapoartele de gestiune pentru depozit, primirea de înregistrările contabile se procesează numai la primirea documentelor corespunzătoare și numai după aceasta, informațiile despre materialele primite sunt reflectate în bilanțul pentru cel de-al 10-lea cont și în alte rapoarte contabile standard. Radierea materialelor este, de asemenea, documentată în diferite documente: pentru a anula cantitatea necesară de materiale pentru contabilitatea de gestiune, nu trebuie să așteptați primirea documentelor contabile de la furnizor.

Această soluție face posibilă controlarea rapidă a recepției și ștergerii materialelor, urmărirea diferențelor la anularea materialelor folosind un program mai degrabă decât manual și obținerea de informații despre soldurile reale ale depozitului.

Următoarea soluție a fost implementată în program. Managerul de șantier (maistrul) înregistrează sosirea materialelor la depozitul său folosind un document Comandă de primire a mărfurilor. Informațiile despre chitanțe și stocurile curente din depozit sunt reflectate imediat în rapoarte Lista bunurilor organizațiilor(vezi fig. 2). Astfel, angajații interesați au întotdeauna posibilitatea de a obține rapid informații despre stocurile curente din depozit. Aceste informații se reflectă doar în contabilitatea de gestiune; în contabilitate, datele privind materialele primite vor apărea numai după înregistrarea documentelor de primire în departamentul de contabilitate.

Orez. 2

Maistrul oficializează separat, folosind documentul, anularea materialelor pentru contabilitatea de gestiune Solicitare-factura.

După ce documentul este generat și aprobat, acesta este transferat către departamentul de contabilitate, iar contabilul își introduce documentul pe baza acestuia Solicitare-factura, care se efectuează numai pentru contabilitate (vezi Fig. 3).

Orez. 3

Ca urmare a împărțirii recepției și radierii materialelor în gestiune și contabilitate, suntem capabili să ținem evidența operațională a articolelor de inventar, respectând legea și primind toate informațiile necesare despre starea stocurilor din depozit.

Problema #3: întârzierea documentelor de la furnizori

Motivul acestei probleme este lipsa de control asupra fluxului de documente, care a apărut din cauza faptului că contabilul habar nu are când, în ce cantitate și de la cine au ajuns materialele la șantier. În consecință, nu știe ce documente ar trebui să solicite de la departamentul de achiziții și furnizori.

Exemplul 3

Din cauza acestei situații în fluxul documentelor, departamentul de contabilitate și conducerea companiei primesc următoarele rezultate neplăcute:

• probleme la anularea materialelor pentru care documentele nu au fost încă depuse;
• informații inadecvate despre conturile companiei de plătit către furnizori;
• probleme în întocmirea rapoartelor de reconciliere și a rapoartelor de gestiune.

Utilizarea unui raport standard în programul „1C: Managementul organizației de construcție” putem obține oricând informații despre ce materiale, furnizori și facturile primare a existat o întârziere în documentele de la furnizori (vezi Fig. 4):

Orez. 4

În raport Lista bunurilor ce urmează a fi primite grafic "Venire" indică numărul de materiale primite pentru contabilitatea de gestiune, coloana "Consum"- primirea materialelor pentru contabilitate, și "Echilibrul final" in consecinta, soldul de materiale pentru care departamentul de contabilitate nu a primit inca documente de la furnizori. Raportul poate fi descifrat de furnizori și documente de primire specifice.

Rezultatele implementarii

Să rezumăm pe scurt rezultatele automatizării contabilității achizițiilor și stocurilor pentru companie și departamentele sale.

Pentru departamentul de contabilitate am reusit sa realizam:

• scăparea de greșelile materialelor și unităților de măsură la primire și anulare - acum toate departamentele, datorită unei scheme unificate de contabilitate a achizițiilor, lucrează cu aceleași nume de materiale și unități de măsură;
• simplificarea introducerii de informații despre primirea materialelor pentru un contabil - acum un document Recepția de bunuri și servicii completat automat pe baza comenzii specificate furnizorului;
• capacitatea de a obține rapid informații despre starea stocurilor din depozit;
• controlul automat al soldurilor „roșii” la anularea materialelor datorită împărțirii recepției și radierii materialelor în două tipuri de contabilitate;
• un instrument eficient pentru controlul fluxului de documente - acum contabilul știe exact pentru ce materiale departamentul de contabilitate nu a primit încă documente de la furnizori.

Departamentul de aprovizionare are acum:

• capacitatea de a obține rapid informații fiabile despre primirea materialelor la șantier;

Şantierele sunt prevăzute cu:

• controlul recepției și radierii materialelor pe șantiere;
• capacitatea de a obține rapid informații despre starea stocurilor din depozit.

Așadar, automatizarea contabilității achizițiilor și a stocurilor folosind programul 1C: Management Organization Construction 8 a permis unui număr de departamente ale unei companii de construcții să-și optimizeze îndeplinirea sarcinilor zilnice, a facilitat primirea informațiilor analitice necesare privind activitățile companiei, ceea ce a fost anterior inaccesibile sau greu de realizat, și a deschis căi pentru dezvoltarea ulterioară a companiei în ceea ce privește reducerea costurilor, gestionarea eficientă a producției de construcții, gestionarea conturilor de plăți și dezvoltarea relațiilor cu furnizorii.

Antreprenorii pot primi bunuri materiale de la diferiți furnizori. Furnizorii, atunci când expediază materiale, eliberează două tipuri de documente:

1) marfă - pentru a însoți materialele de la furnizor la cumpărător. Documentele comerciale includ o factură și o scrisoare de parcurs.

2) decontare - pentru prezentare la banca si ca baza de plata pentru materiale.

Pentru a primi materiale de la depozitul furnizorului, scrieți expeditorului Împuternicire(M-2). Expeditorul livrează încărcătura acceptată la depozit și o predă managerului depozitului, care verifică dacă cantitatea reală corespunde datelor din documentul furnizorului. Materialele sunt verificate după cantitate, calitate, gamă, preț etc. Dacă nu există discrepanțe, atunci scrieți comanda de primire(M-4) pentru întreaga cantitate de marfă primită (materialul este valorificat).

În cazul în care cantitatea și calitatea materialelor care sosesc la depozit nu corespunde cu datele din factura furnizorului, materialele sunt acceptate de o comisie și certificat de acceptare a materialelor(M-7), care servește drept bază pentru depunerea reclamațiilor împotriva furnizorului.

Odată cu expedierea produselor, furnizorul trimite cumpărătorului decontarea și alte documente însoțitoare - cerere de plată, facturi etc. Acestea sunt transmise departamentului de contabilitate, unde verifică corectitudinea înregistrării și, de comun acord cu departamentul de aprovizionare, faceți o notă despre acceptarea totală sau parțială (consimțământul pentru plată).

Materialele de construcție achiziționate sunt livrate fie către depozite cu distribuție ulterioară pe șantiere, fie direct pe șantiere ( materiale de depozitare deschise). În acest caz, în documente se face un marcaj de tranzit. Lista materialelor care pot fi importate în tranzit trebuie documentată într-un document administrativ al organizației.

Recepția materialelor produse de ateliere și locuri de producție interne (mortar, beton) se formalizează prin emiterea facturii la cerere (formular M-11). Aceleași facturi documentează transferul materialelor rămase nefolosite, precum și livrarea deșeurilor din producție.

Materialele primite din dezmembrarea și dezmembrarea clădirilor și structurilor se contabilizează pe baza unui act de evidență a bunurilor materiale primite la dezmembrarea și dezmembrarea clădirilor și structurilor (formular M-35).

Contabilitatea mișcării și reziduurilor de materiale se efectuează în carduri contabile materiale(M-12). Întreprinderea elaborează o listă sistematică a rezervelor de materiale consumate, indicând numele, gradul, marca, unitatea de măsură și prețul contabil. Fiecărui tip i se atribuie un număr de nomenclatură. Lista tuturor numerelor este întocmită printr-un registru sau o listă de prețuri.

Se deschide un card separat pentru fiecare număr de articol. Înregistrările de pe carduri sunt păstrate de către depozitar pe baza documentelor primare (comenzi de primire, daune-facturi etc.) în ziua tranzacției. După fiecare intrare, sunt afișate materialele rămase.

Materialele sunt eliberate din depozite pentru construcții și uz casnic. trebuie să vândă stocurile în exces.

Cerințe pentru procedura de eliberare a materialelor pentru construcție:

Materialele trebuie eliberate pentru construcție în strictă conformitate cu standardele stabilite și domeniul de aplicare a lucrărilor de construcție și instalare

Materialele trebuie eliberate numai acelor persoane incluse în lista aprobată de șeful organizației.

Se inregistreaza consumul de materiale pentru productie carduri cu gard limită(M-8). Acestea se eliberează pe o perioadă de o lună. Acestea indică tipul operațiunii, codul de cost, denumirea și cantitatea materialelor. La sfârșitul lunii, cardurile de limită sunt depuse la departamentul de contabilitate.

Dacă materialele nu sunt eliberate des din depozit, atunci eliberarea lor este emisă cerinte-facturi(M-11). Livrarea materialelor la depozit de către departamente este formalizată facturi pentru deplasarea internă a materialelor. La transportul rutier de materiale se folosesc borderouri.

Pentru a șterge materialele pentru construcția unui obiect, maistrul (șeful de șantier) întocmește lunar raport material (M-19), care indică soldul de materiale la începutul lunii, încasările din depozit, cheltuielile de muncă și soldul la sfârșitul perioadei de raportare.

Consumul real de materiale este adesea determinat prin efectuarea unui inventar lunar al reziduurilor neutilizate pe șantier. Stergerea consumului real de materiale de construcție este documentată într-un bilanț și pentru anularea materialelor de depozitare deschisă (M-22a)

La sfârșitul lunii, responsabilul de șantier întocmește raport privind consumul real de materiale(M-29). Acest raport reprezintă baza pentru anularea materialelor de construcție ca costuri de construcție și instalare și are scopul de a compara cantitatea reală de materiale consumate cu standardele de producție. Raportul M-29 este întocmit pe baza:

Date privind lucrările de construcție și instalare finalizate în cursul lunii, preluate din formularul KS-6 „Înregistrarea lucrărilor finalizate”

S-au stabilit standarde de producție pentru consumul de materiale pe unitatea de lucru

Documente privind consumul efectiv de materiale de constructii (facturi, daune, facturi).

Formularul este format din două secțiuni. Prima secțiune arată nevoia de reglementare a materialelor și volumul de muncă efectuat. În a doua secțiune, consumul real de materiale este comparat cu consumul standard. În cazurile în care cantitatea de materiale efectiv consumată este mai mică decât cantitatea standard, costul materialelor efectiv consumate este amortizat din costul lucrărilor de construcție și instalare. În cazul unei supracheltuiri nejustificate din punct de vedere tehnic cu materiale, cantitatea standard de materiale este amortizată din costul lucrărilor de construcție și instalare. Suma cheltuielilor excesive este atribuită părților vinovate folosind următoarea intrare:

Dt 73 „Decontări cu personal pentru alte operațiuni” – Kt 10

În cazul în care vinovații nu sunt găsiți, suma supracheltuită cu materialele este anulată pe cheltuiala antreprenorului: Dt 91 Kt 94 „Lipsuri și pierderi din deteriorarea valorilor”

Controlul asupra utilizării materialelor pe șantier(depozit) are ca scop stabilirea conformității consumului efectiv cu standardele aprobate. Metode de monitorizare a consumului de materiale și de identificare a abaterilor:

Documentarea abaterilor

Metoda de inventariere.

Metoda de documentare este utilizată pentru a identifica abaterile care apar ca urmare a înlocuirii materialelor, defectelor și consumului peste standardele stabilite. Aceste abateri sunt formalizate prin cerințe unice emise în plus față de carduri limită care indică motivele abaterilor. Acolo unde abaterile nu pot fi identificate prin metoda documentarii, se foloseste metoda inventarierii: se pastreaza carduri pentru consemnarea folosirii materialelor, unde, pe baza materialelor primare, se inregistreaza cantitatea de materiale transferata pentru constructii, deseuri de productie si materiale neutilizate. Conform datelor de inventar, materialele rămase nefolosite sunt introduse în carduri. Prin compararea consumului real de materiale cu norma, se identifică amploarea abaterilor.

Materiale de depozitare deschise(nisip, piatra sparta, scânduri, caramizi) se folosesc fara intocmirea documentelor de cheltuieli (facturi, carduri de limita-gard). Sunt livrate direct pe șantier, ocolind depozitele. Responsabilitatea pentru siguranța și utilizarea materialelor pe șantiere revine persoanelor responsabile material - maiștri, maiștri, maiștri, conducători de șantier. Pentru a asigura controlul asupra siguranței materialelor de depozitare deschise, sunt echipate site-uri special adaptate. Contabilitatea materialelor de depozitare deschisă se realizează folosind metoda inventarierii periodice. Pe baza rezultatelor inventarierii se întocmește un act privind radierea materialelor de depozitare deschisă. Consumul efectiv de materiale se determină ca diferență între suma soldului la începutul lunii și recepția de materiale pe lună minus soldul lor efectiv la sfârșitul lunii. Costul materialelor de depozitare deschisă poate fi anulat imediat după primire ca costuri de construcție:

Dt 20 Kt 60 – Materiale de depozitare deschise,

Dt 19 Kt 60 – se ia în calcul TVA la materialele de depozitare deschisă.

Una dintre cele mai semnificative caracteristici ale efectuării unui inventar în construcții este că unele materiale de construcție în vrac (piatră zdrobită, nisip) sunt depozitate în vrac pe site-uri speciale. Determinarea greutății sau volumului lor într-o organizație se face pe baza măsurătorilor și calculelor tehnice de către un specialist în geodezie, folosind un dispozitiv - un teodolit. Prin determinarea volumului unor astfel de materiale și cunoașterea masei lor volumetrice pe unitatea de volum, este posibilă determinarea masei materialului cât mai precis posibil. O metodă mai simplă, dar mai puțin precisă, este determinarea volumului unei figuri geometrice. Pentru a face acest lucru, persoanele responsabile din punct de vedere material dau acestor materiale o anumită formă geometrică (dreptunghi, con). Volumul este calculat folosind formule geometrice, iar apoi indicatorii volumetrici sunt convertiți în indicatori de greutate.

Folosind formula pentru volumul unui con: V = 0,2618 d² x H, unde d este diametrul, H este înălțimea, puteți determina volumul de nisip. Cu un diametru de 1,5 metri și o înălțime de 1,03 metri, volumul de nisip a fost de 0,61 m³. Cu o masă volumetrică de nisip de 1650 kg/m³, greutatea sa este de 1 tonă. Calculele efectuate sunt atasate listei de inventar.

Caracteristici ale contabilității pentru îmbrăcămintea de lucru. Muncitorilor din construcții li se asigură jachete, căști, ochelari de protecție etc. Antreprenorul oferă muncitorilor îmbrăcăminte specială pe cheltuiala sa. Eliberarea, depozitarea și controlul asupra mișcării îmbrăcămintei speciale este reglementată de Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 18 decembrie 1998 nr. 51, care a aprobat „Regulile pentru asigurarea lucrătorilor cu îmbrăcăminte specială, încălțăminte specială și alte echipamente individuale de protecție.” Caracteristicile de documentare și contabilitate a îmbrăcămintei de lucru sunt reglementate de Instrucțiunile Metodologice de Contabilitate pentru Scule Speciale, Speciale. dispozitive, speciale echipamente si speciale haine, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 26 decembrie 2002 Nr. 135n. Ordinea capului determină:

Persoane responsabile cu siguranța și mișcarea îmbrăcămintei de lucru

Funcționarii cărora li se acordă dreptul de a semna documente pentru achiziționarea, eliberarea angajaților și eliminarea îmbrăcămintei de lucru.

Compoziția îmbrăcămintei de protecție cerute de lucrători se stabilește pe baza certificării locului de muncă.

Îmbrăcămintea de lucru este contabilizată în contul 10 la costul real, adică. în cuantumul costurilor de achiziţie sau de producţie. Antreprenorul poate organiza contabilitatea pentru îmbrăcămintea de lucru cu o durată de viață mai mare de 12 luni în modul prescris pentru contabilizarea mijloacelor fixe. În acest caz, formarea costului inițial se reflectă în contul 08. Acceptarea îmbrăcămintei de lucru pentru contabilitate se întocmește conform formularului OS-1 „Act de acceptare și transfer al unui obiect de mijloc fix (cu excepția clădirilor, structurilor), OS-6 „Card de inventar pentru înregistrarea unui obiect de mijloc fix”. Costul îmbrăcămintei de lucru incluse în mijloacele fixe este amortizat pe întreaga durată de viață. Costul inițial al îmbrăcămintei de lucru nu depășește 40.000 de ruble. amortizate imediat la costul produselor de constructii pe masura ce acestea sunt eliberate lucratorilor: Dt 20, 23, 25 – Kt 01.

Eliberarea îmbrăcămintei de protecție, care este contabilizată ca parte a materialelor, este documentată într-un act de radiere în conformitate cu formularele M-4, M-8, iar în evidența contabilă se face următoarea înscriere:

Dt 10 subcont „Haine de lucru în exploatare” Kt 10 subcont „Haine de lucru în depozit”.

Costul îmbrăcămintei de lucru este anulat ca cheltuieli în unul dintre următoarele moduri:

Proporțional cu volumul lucrărilor de construcție și instalare efectuate

Linear, bazat pe durata de viață utilă a îmbrăcămintei de lucru.

Se face o înregistrare în contabilitate: Dt 20, 23, 25 – Kt 10 subcont „Haine de lucru în uz”.

Determinarea nepotrivirii și radierea îmbrăcămintei de lucru se efectuează în organizație de către comisii de inventariere permanente sau de lucru. Purtarea prematură a îmbrăcămintei de lucru poate apărea în următoarele cazuri:

1) din neglijența salariatului pentru care este înregistrată. În acest caz, recuperarea prejudiciului (valoarea reziduală - dacă acesta este un mijloc fix) se face prin deducerea fondurilor din salariul angajatului.

2) din cauza unor circumstanțe de urgență sau ca urmare a procesului normal de producție. Costul îmbrăcămintei de lucru (valoarea reziduală - dacă acesta este un mijloc fix) este anulat în 91 de conturi.

Îmbrăcămintea de lucru eliberată angajaților este proprietatea organizației și trebuie returnată, inclusiv la concediere. Se face o înregistrare în contabilitate

Fluxul de documente pentru îmbrăcămintea de lucru:

Chitanță la depozit - comanda de primire M-4

Punerea în exploatare a îmbrăcămintei - cerință-factură M-11

Eliberare îmbrăcăminte de lucru către angajați - fișă de evidență pentru îmbrăcăminte de lucru, încălțăminte de siguranță - MB-7

Returnarea hainelor de lucru de catre un angajat - card personal pentru eliberarea echipamentului individual de protectie (formular aprobat de Ministerul Muncii din 18 decembrie 1998 nr. 51)

Eliminarea îmbrăcămintei de lucru - actul de eliminare MB-4 și actul de eliminare MB-8.

Caracteristici ale contabilității materialelor în construcții

Criterii	Trăsături distinctive	Reflecție în contabilitate
Clasificare	Gama mare de materiale de constructii	Necesită organizarea de subconturi ale primului, al doilea și altor comenzi, menținând o contabilitate analitică
Recepția materialelor la șantier	De la antreprenor	Contabilitatea la cost efectiv sau la preturi contabile
După client:	1) sunt contabilizate de către antreprenor
2) sunt luate în considerare în bilanţ
Fabricare internă	Contabilitatea costurilor reale
Materiale returnabile	La prețul unei posibile utilizări
Documentație	Utilizarea formularelor M29 „Raport privind consumul real de materiale”	Abaterea consumului real de material de la estimare

Contabilitatea materialelor este un proces cu forță de muncă intensivă și adesea provoacă dificultăți contabililor companiilor de construcții. Este posibil să faceți totul mai simplu și să nu completați documentele inutile? Să vorbim despre asta.

Furnizarea materialelor. Contabilitate cu antreprenorul general

Situația este următoarea. Organizația știe sigur că cumpără materiale pentru un anumit obiect - acestea sunt imediat expediate acolo, ocolind depozitul, care, de fapt, nu există.

În acest caz, organizația este antreprenorul general. Lucrarea este executată de un subcontractant, folosind parțial materiale de la antreprenorul general.

Este legal să înregistrați primirea materialelor printr-o comandă de primire folosind Formularul nr. M-4 cu următoarele mențiuni:

DEBIT 10 CREDIT 60

– au fost achiziționate materiale pentru construcția instalației;

DEBIT 19 CREDIT 60

– a fost alocată taxa pe valoarea adăugată a materialelor.

Și apoi ștergeți imediat materialele de construcție prin „mișcare” conform formularului nr. M-11 („Cerere-factură”) la data semnării actului de lucru efectuat de subcontractant cu înregistrarea:

DEBIT 20 CREDIT 10

– costul materialelor consumate este anulat.

Și formularele necesare nr. M-15 („Factură pentru eliberarea materialelor către terți”) și nr. M-29 („Raport privind consumul de materiale de bază în construcții în comparație cu consumul determinat conform standardelor de producție” ) trebuie întocmit separat și simplu atașat fluxului general de documente?

Să vă reamintim: formularele Nr. M-4, Nr. M-11, Nr. M-15 au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 30 octombrie 1997 Nr. 71a. Formularul nr. M-29 nu este unificat (aprobat de Oficiul Central de Statistică al URSS la 24 noiembrie 1982 nr. 613).

Relații juridice

Un contract de construcție poate prevedea că clientul furnizează materiale de construcție (clauza 1 a articolului 745 din Codul civil al Federației Ruse). După finalizarea lucrărilor, antreprenorul este obligat să furnizeze clientului un raport privind consumul de material. Acest lucru este stabilit în paragraful 1 al articolului 713 din Codul civil al Federației Ruse. În situația luată în considerare, sunt posibile două opțiuni.

1. Transferul materialelor către subcontractant pe bază de taxă.

2. Vânzări de materiale de către antreprenorul general către subcontractant.

Contabilitate

Contabilitatea materialelor furnizate de clienți se efectuează în conformitate cu Orientările pentru contabilitatea stocurilor, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 28 decembrie 2001 nr. 119n (denumite în continuare Ghidul).

O organizație care și-a transferat materialele către o altă organizație pentru procesare (prelucrare, efectuarea lucrărilor, fabricarea produselor) ca taxă, nu anulează costul acestor materiale din bilanț, dar continuă să contabilizeze materialele corespunzătoare într-o subdivizie separată. -cont (clauza 157 din Instrucțiunile metodologice). Conform Instrucțiunilor de Aplicare a Planului de Conturi ... circulația materialelor transferate pentru prelucrare externă, al căror cost este inclus ulterior în costurile de producție a produselor obținute din acestea, este luată în considerare în subcontul „ Materiale transferate pentru prelucrare externă” din contul 10 „Materiale”. Conform paragrafului 1 al articolului 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ, toate tranzacțiile comerciale, inclusiv utilizarea materiilor prime furnizate de client, trebuie să fie documentate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare, care stau la baza contabilității. Formularele unificate, după cum sa menționat deja, au fost aprobate. Deci, pentru a oficializa tranzacțiile cu materii prime furnizate de client, organizația generală a antreprenorului trebuie să le folosească, ținând cont de faptul că Instrucțiunile metodologice sunt înregistrate la Ministerul Justiției din Rusia (13 februarie 2002 nr. 3245). Aceasta înseamnă că sunt obligatorii pentru utilizare. Adică, trebuie să reflectați tranzacțiile cu materii prime furnizate de client cu următoarele intrări:

DEBIT 10 subcont „Materiale transferate spre prelucrare către terți”
CREDIT 10 subcont „Materiale de construcție”

– materialele furnizate au fost transferate subcontractantului;

DEBIT 20
CREDIT 10 subcont „Materiale transferate spre prelucrare către terți”

– se anulează costul materialelor clientului consumate de subcontractant.

Potrivit autorului, simplificarea prin neutilizarea subcontului „Materiale transferate pentru prelucrare către terți” în contul 10 reprezintă o încălcare a standardelor contabile de mai sus. Iar neutilizarea formularelor furnizate de documente primare care reflectă circulația materialelor contrazice, de asemenea, cerințele Legii nr. 129-FZ privind înregistrarea tuturor operațiunilor comerciale cu documente justificative. Acest lucru va avea consecințe negative pentru contabilitatea fiscală, care utilizează aceleași forme de documente primare.Deoarece momentul transferului pentru prelucrare și anularea materialelor pentru costul muncii nu coincid. Acest lucru nu face posibilă atașarea pur și simplu a formularelor nr. M-15 și nr. M-29 la documentația de construcție. Deoarece materialele vor fi anulate nu la momentul transferului lor către subantreprenor, ci la o dată ulterioară, când lucrarea este predată clientului (în această situație, antreprenorului general) conform actului de acceptare a lucrării finalizate. în formularul nr KS2. Și se dovedește că utilizarea de către subcontractant a materialelor specifice pe șantier nu este confirmată.

Deci veți avea nevoie și de un raport de la antreprenor (subcontractant) privind consumul de material (nu există un formular de raport unificat, acesta trebuie elaborat și aprobat în politica contabilă; procedura și termenele de depunere a raportului sunt stabilite în contracta). În plus, este necesar un act privind anularea materialelor (nu există nici o formă unificată, trebuie elaborat și aprobat în politica contabilă), întocmit de antreprenorul general pe baza raportului subcontractantului privind materiale cheltuite furnizate de client și aprobate de șeful organizației generale de contractare.

Important de reținut

Este imposibil să anulați materiale doar pe baza facturilor. Pentru a confirma cheltuielile, aveți nevoie și de un raport de la antreprenor cu privire la materialele uzate furnizate de client, precum și de un act de anulare a materialelor, aprobat de directorul general ( delovoymir.biz) .

Vă vom spune ce reguli de contabilitate a depozitului trebuie respectate pentru ca autoritățile fiscale să nu deducă cheltuieli și deduceri. Veți găsi, de asemenea, sfaturi despre cum să reduceți timpul petrecut cu documentele.

Din cauza organizării necorespunzătoare a contabilității de depozit, companiile de construcții pot pierde cheltuieli și deduceri. Focus pe Recomandările Metodologice pentru Contabilitatea Stocurilor. Acest document este înregistrat la Ministerul Justiției, deci este obligatoriu să-l folosești. Cum să organizezi contabilitatea depozitului pentru a evita pretențiile din partea autorităților fiscale și a petrece un minim de timp, citește articolul. Priviți, de asemenea, exemple reale de ceea ce se întâmplă dacă nu respectați regulile.

• articol important:

Pasul 1. Organizați un sistem de stocare și contabilitate

Cum se reduce fluxul de documente: dacă depozitați materiale într-un singur depozit, nu este necesar să întocmiți o comandă de primire la acceptarea stocurilor. O altă condiție obligatorie este ca acceptarea să fie efectuată de un singur angajat.

Structura depozitului trebuie gândită în prealabil pentru a asigura depozitarea materialelor și materialelor în condiții adecvate. De exemplu, în spații închise sau sub copertine etc. Asigurați securitate - acest lucru va preveni deteriorarea și furtul obiectelor de valoare.

Materialele trebuie masurate in unitati de masura corespunzatoare: bucata, greutate, volumetrice, liniara etc. Sistemul de contabilitate a inventarului trebuie sa ofere informatii operationale complete: ce stocuri are firma, unde se afla totul, cine este responsabil pentru ce.

Folosind subconturi și analize, trebuie să organizați contabilitatea stocurilor:

• după nume - cărămidă, sticlă, vopsea etc.;
• după locul de depozitare - depozitul nr. 1, depozitul nr. 2, șantierul obiectului nr. 3 etc.;
• pentru persoanele responsabile financiar - Arkhipov, Krasnov etc.

Pasul 2. Aprobați lista persoanelor responsabile financiar

Cum să reduceți fluxul de documente: desemnați un angajat responsabil financiar să accepte materialele. În acest caz, nu trebuie să creați o comandă de primire. Mai este o condiție.

Persoanele responsabile din punct de vedere material - manager de depozit, depozitar, maistru - trebuie să fie responsabile pentru primirea și eliberarea stocurilor, siguranța acestora și documentarea operațiunilor. Șeful companiei trebuie să aprobe lista angajaților cărora li se acordă dreptul de a semna documente pentru primirea și eliberarea materialelor.

Angajații responsabili dau, de asemenea, permisiunea de a elimina stocurile din depozite și alte zone de depozitare ale companiei.

Doar angajații din această listă pot elibera materiale din depozite. Este necesar să se încheie acorduri cu aceștia pe deplina responsabilitate financiară. În plus, este necesar să se oblige persoanele responsabile financiar să depună documentele la departamentul de contabilitate la timp. Stabiliți termenele limită în programul fluxului de documente și familiarizați-vă angajații cu acesta în raport cu semnătura lor.

Atunci când concediați sau transferați persoane responsabile financiar, efectuați un inventar complet al bunurilor de valoare aflate în posesia acestora. De asemenea, este necesară oficializarea transferului stocurilor către o altă persoană responsabilă conform actului (clauza 258 din Instrucțiunile Metodologice nr. 119n).

Pasul 3. Setați metoda de procesare a acceptării materialelor

Cum să reduceți documentele: în loc să emiteți un ordin de primire pentru fiecare acceptare, puneți o ștampilă pe documentele furnizorului.

Probă. Ştampila comandă de primire

Când mărfurile ajung la depozit, verificați datele primare, astfel încât să nu existe discrepanțe cu faptele. Completați ordinul de primire în formularul Nr. M-4 (aprobat prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică din 30 octombrie 1997 Nr. 71a).

În schimb, puteți pune o ștampilă pe factura furnizorului. Este echivalent cu o comandă de primire dacă amprenta conține aceleași detalii ca și în documentul în sine. Datele specifice - numărul, data, semnăturile, pozițiile, locația de stocare sunt indicate manual. Exemplu de mai sus.

Faceți postările:

DEBIT 10 SUBCONT „DEPOZIT PRINCIPAL” CREDIT 60
- au fost primite materiale de la furnizor;

DEBIT 19 CREDIT 60
- TVA aferentă aferentă;

DEBIT 68 SUBCONT „CALCULI TVA” CREDIT 19
- TVA este acceptat pentru deducere.

Materialele ajung adesea direct la departamente, ocolind depozitul. Totuși, acestea trebuie încă primite la depozit și transferul către departament trebuie finalizat imediat.

În același timp, trebuie să întocmiți documente pentru sosire și livrare. De exemplu, un card-limită de gard în formularul nr. M-8, cerință-factură nr. M-11, factura nr. M-15. În documentele de primire și cheltuieli, notați că materialele au fost emise în tranzit - fără livrare la depozit (paragraful 1, clauza 51 din Instrucțiunile metodologice nr. 119n). Reflectați această metodă de primire a materialelor în politica dvs. contabilă.

Pasul 4. Scoateți materialele

Cum să reduceți documentele: nu este necesar să calculați cantitatea de materiale în vrac alocate pentru construcție de fiecare dată - puteți pur și simplu să anulați diferențele pe baza inventarului.

Pentru a anula costul stocurilor ca cheltuieli, vor fi necesare documente suplimentare. De exemplu, raportul unui maistru în formularul nr. M-29, un act privind anularea materialelor - este aprobat de manager. Până la anularea stocurilor, acestea sunt enumerate ca fiind responsabile de către persoana responsabilă din punct de vedere material.

Ștergeți materialele prin postare:

DEBIT 20 CREDIT 10 SUBCONT „DIVIZIUNE”
- materiale anulate.

Returul materialelor nefolosite la depozit se efectuează folosind facturi sau carduri de colectare limită. Depozitarul vine la depozit și, în același timp, șterge aceste materiale din departament:

DEBIT 10 SUBCONT „DEPOZIT PRINCIPAL”
CREDIT 10 SUBCONT „DIVIZIUNE”
- materiale neutilizate acceptate din unitate (MOL).

Șefii de departamente trebuie să întocmească rapoarte lunare privind disponibilitatea și mișcarea bunurilor materiale (clauza 114 din Ghidul nr. 119n).

Materialele omogene în vrac nu pot fi vândute întotdeauna în funcție de greutatea sau volumul real. De exemplu, nisip, piatră zdrobită, pietriș. Pentru astfel de materiale, este permisă determinarea cantității eliberate în producție pe baza inventarelor periodice. Acestea trebuie efectuate cel puțin o dată pe lună (clauza 110 din Instrucțiunile Metodologice nr. 119n).

Comisia oficializează într-un act rezultatele inventarierii. Consumul de materii prime in acest caz se stabileste ca diferenta intre cantitatea conform datelor contabile la momentul inventarierii si soldul conform datelor de inventar.

De obicei, companiile eliberează materiale din depozite către secțiuni, divizii și echipe pe baza limitelor stabilite. Faceți postările:

DEBIT 10 SUBCONT „DIVIZIUNE”
CREDIT 10 SUBCONT „DEPOZIT PRINCIPAL”
- materialele au fost transferate în unitate.

Eliberarea materialelor și materialelor către subdiviziuni și șantiere este o mișcare internă (clauzele 57, 90 din Ghidul nr. 119n). Nu înseamnă că materialele au fost eliberate direct în producție.

Pasul 5: Asigurați-vă controalele interne

Cum să reduceți documentele: păstrați înregistrările de inventar într-un program special, nu manual. Dar rețineți că fără cheltuieli primare, cheltuielile sunt invalide.

Compania decide independent cum să păstreze evidențele în interiorul depozitului. De exemplu, folosind carduri în formularul nr. M-17. Pentru fiecare tip de inventar, trebuie să creați carduri de contabilitate de depozit care indică numele și unitatea de măsură. Încasarea și consumul de stocuri se înregistrează pe aceste carduri în natură.

Puteți păstra registrele de inventar. Pentru fiecare tip de material, se deschide o secțiune separată a cărții - un cont personal. Fiecare cont personal conține aceleași informații ca și în fișele contabile de depozit (clauza 274 din Instrucțiunile Metodologice Nr. 119n).

Companiile țin înregistrările automat - într-un program de contabilitate. Depozitarul introduce informațiile furnizate în cardurile de depozit direct în computer. Unele companii neglijează documentele. Și se justifică prin faptul că, conform politicii contabile, evidența depozitului se ține în formă nedocumentară pe suport electronic.

Cu toate acestea, fără documente primare executate corect, datele contabile automatizate nu înseamnă nimic.

Pentru contabilitatea incorectă a depozitului, compania se confruntă cu sancțiuni. Am adunat o listă completă de pedepse în articol.

Masa. Ce se întâmplă cu contabilitatea incorectă a depozitului?

Situatie	Consecințe
Lipsa totală a controlului stocurilor
Firma nu avea depozit. Rechizitele au fost depozitate în vrac pe șantier. Transferul stocurilor în producție nu a fost documentat. La sfârșitul fiecărei luni, directorul dădea informații despre ce materiale și în ce cantitate să anuleze. Pe baza acestor informații, contabilul a întocmit act de radiere de materiale	Funcționarii fiscali au eliminat cheltuielile și deducerile. Judecătorii au fost de partea inspectoratului. Până la urmă, societatea nu a putut confirma costurile și deducerile de TVA (hotărârea Curții de Arbitraj a Districtului Ural din 29 ianuarie 2015 nr. F09-9463/14, menținută prin sentința Curții Supreme din 17 iunie 2015 nr. 309). -KG15-4490)
Organizarea incorectă a contabilității depozitului
În companie nu existau persoane responsabile din punct de vedere financiar. În timpul inventarierii s-a constatat o lipsă de proprietate. Cauza penuriei nu a putut fi stabilită. Șeful companiei a dispus anularea pierderii din profitul net, deoarece nu era pe nimeni de vină	Autoritățile fiscale au decis că proprietatea dispărută este supusă TVA-ului. Din cauza contabilității de depozit organizate necorespunzător, societatea nu a putut dovedi că proprietatea a fost înstrăinată fără a fi transferată către terți. Judecătorii au susținut organele fiscale (rezoluție a Curții de Arbitraj Districtul Volga din 14 martie 2018 în dosarul nr. A55-11099/2017)
Dezordine în fluxul documentelor
Compania, în urma unui inventar anual, a identificat un deficit de stoc. A fost inclusă în cheltuielile neexploatare. Funcționarii fiscali au cerut să explice motivul penuriei. S-a dovedit că motivul a fost depunerea prematură a documentelor consumabile către departamentul de contabilitate pentru eliberarea proviziilor din depozit. Prin urmare, materialele alocate departamentelor pentru producție nu au fost incluse în partea de cheltuieli a rapoartelor lunare.	Inspectorii au renunțat la costuri. Judecătorii au refuzat să sprijine compania. La urma urmei, dezordinea în fluxul documentelor nu este o bază pentru anularea cheltuielilor sub formă de lipsuri (hotărârea Curții de Arbitraj a Sectorului Nord-Vest din 5 septembrie 2017 Nr. F07-7687/2017)

Materialul de mai jos (în această versiune) a devenit câștigătorul concursului de articole de referință. Concursul a fost dedicat celei de-a zecea aniversări a revistei științifice și practice „Construcții: noi tehnologii - noi echipamente” (Editura „Stroyzdat”).

Contabilitatea și controlul materialelor în construcții este un domeniu problematic. Acest lucru se datorează mai multor aspecte: un nivel scăzut de disciplină, o lipsă de planificare clară în punerea în aplicare a muncii și, în consecință, lipsa unei surse clare de resurse, locuri de muncă în grabă constantă care însoțesc achiziționarea de resurse. O zonă cu probleme sunt atât programele de depozitare, cât și programele de contabilitate, care sunt adesea folosite pentru a contabiliza materialele în construcții. Între timp, funcționalitatea acestor programe este concepută nu pentru companiile de construcții, ci pentru întreprinderile comerciale. Aceste programe au o mulțime de avantaje, dar, cu toate acestea, nu elimină complet o serie de aspecte negative. Sunt multe probleme. Acestea includ costuri necorespunzătoare, achiziții la prețuri neadecvate, achiziții de materiale inutile și situații de urgență. Acest lucru are ca rezultat suprastocarea depozitelor, „înghețarea” fondurilor și, dimpotrivă, timpi de nefuncționare din cauza termenelor de livrare nerespectate. Pentru întreprinderile de construcții, lipsa contabilizării ordonate a materialelor este deosebit de periculoasă, deoarece Ponderea costurilor pentru materiale este mare, iar greșelile sunt în cele din urmă costisitoare.

Care este problema?

Pentru a transfera cumva problemele asociate cu controlul achizițiilor și livrărilor pe alt avion, companiile de construcții preferă să lucreze „de pe roți”. Ei recurg la această abordare deoarece nu au capacitatea de a planifica clar și nu dețin instrumentele sale. În plus, managerii companiilor de construcții sunt aproape întotdeauna siguri că este imposibil să țină evidența materialelor în construcții decât în ​​modul de urgență. Aceasta este o concepție greșită destul de comună. Drept urmare, din cauza acestei lucrări „de la roți”, problema nu numai că nu merge într-un alt avion, ci pur și simplu se înrăutățește.

Dacă adăugăm câteva detalii și luăm în considerare un exemplu în care devizul ajunge cumva în serviciul de depozit, atunci tot nu ia în considerare datele PTO cu privire la momentul lucrării, datele operaționale și etapele lucrării. În consecință, dacă o anumită dată s-a schimbat, este posibil să amânați achiziția la o dată ulterioară (pentru a optimiza utilizarea capitalului de lucru) sau, dimpotrivă, trebuie să achiziționați urgent materialele necesare. Dacă serviciile de depozit au încă aceste date, atunci legătura dintre materiale și lucru se pierde de obicei. Furnizorul nu are nicio informație despre ce este nevoie de acest sau acel material, pentru ce lucrare va fi folosit. Și maistrul, la rândul său, poate să nu aibă nevoie de materiale în întregime la o anumită etapă a lucrărilor de construcție. De exemplu, o parte dintr-o cărămidă este necesară pentru a lucra „azi”, iar cealaltă parte a unei cărămizi este necesară „mâine”. În consecință, cărămida „de mâine” va fi abandonată pe un șantier, într-un depozit sau oriunde, dar nu va fi folosită în scopul propus.

Experiența colegilor japonezi

Dacă ne amintim de vremea sovietică, atunci constructorii autohtoni erau încântați de experiența colegilor lor japonezi. În companiile japoneze, achiziția și furnizarea de materiale a fost organizată într-un interval de timp clar și în volumul aprobat. În același timp, nu aveau facilități de depozit (credeau că acest lucru nu este necesar), iar furnizorii lucrau „oră de oră”. Întreprinderile sovietice erau convinse că este imposibil să se adopte practici japoneze, deoarece Erau puțini furnizori în acel moment și nu era nevoie să vorbim despre piața clientului. Era necesar să alergi după furnizor, să convingi etc. Acum situația s-a schimbat, dar suntem încă departe de a organiza munca la egalitate cu companiile japoneze. În ciuda abundenței furnizorilor și a luptei pe care se presupune că o duc pentru client, practic nu există o furnizare clară și precisă de materiale.

Unde sa încep?

Cu toate acestea, trebuie luate măsuri pentru a minimiza achizițiile neplanificate, costurile și utilizarea greșită a resurselor. După cum înțelegeți, acest lucru nu se poate face fără programe specializate. Menținerea tuturor angajaților „pe stand” și solicitarea manuală a unei contabilități corecte sau utilizarea programelor care sunt potrivite pentru serviciile de depozitare și logistică ale întreprinderilor de retail, dar nu și pentru companiile de construcții, este pur și simplu ineficientă. Doar la prima vedere se poate avea impresia că evidența materialelor este aceeași peste tot. Este gresit. In constructii implica o multime de aspecte care nu se discuta deloc in comert. Pe lângă toate, una dintre concepțiile greșite este opinia că nu este nevoie să automatizezi complet procesele de afaceri la o întreprindere de construcții. Multe companii de construcții consideră că este suficient să se ia doar anumite domenii, precum managementul operațional al numerarului, managementul stocurilor și managementul reparațiilor și echipamentelor, fără a ține cont de contabilitatea contractuală, planificarea și alte aspecte importante. În construcție, această abordare este proastă, deoarece toate procesele sunt interconectate și reprezintă o singură structură. Este mai corect să se pornească inițial de la contabilitatea contractelor, fixând toate celelalte componente, și nu invers. Desigur, acesta este un scenariu ideal pe care puțini oameni îl urmează. Acest lucru se datorează lipsei de disciplină, reglementărilor de lucru neclare și, din păcate, obiectivelor egoiste ale celor apropiați de materialele de construcție, care se simt mult mai confortabil în „ape tulburi”. Aici managementul trebuie să-și arate voința, să-și prezinte cerințele și să oblige angajații să lucreze într-un program specializat de contabilitate de gestiune cu drepturi depline în construcții.

Exemple reale

Ca exemplu, aș dori să iau în considerare programul de circulație al dezvoltatorului de la Moscova ALTIUS SOFT. Vom vorbi despre programul „”, care a fost lansat pe piață în 2006. Contine o multime de posibilitati de contabilitate si control al materialelor.

Dacă vorbim în mod specific despre cum are loc exact lucrul în această parte, atunci în programul numit, pe baza documentelor „Acord cu clientul”, „Acord cu Antreprenorul”, „Planificarea propriei lucrări”, planuri pentru se formează furnizarea de materiale către șantiere. Angajații departamentului de aprovizionare vor vedea aceste planuri în modulul StroyLogistic. În modulul „Acorduri de cumpărare și vânzare”, furnizorii sunt selectați automat (cu posibilitate de înlocuire manuală). În continuare, se întocmesc contracte de cumpărare cu completarea automată a gamei de materiale (pe baza „selectării furnizorilor” și a datelor planificate de livrare), iar ulterior – facturi pentru aceste contracte. În același timp, depozitarul nu trebuie să completeze manual bonurile de chitanță. Puteți face umplere automată din „Contractul de cumpărare”, iar depozitarul va trebui doar să excludă acele materiale care nu sunt incluse în această livrare (puteți corecta și cantitatea și prețul acestora). Astfel, angajatul nu trebuie să facă muncă manuală - este suficient să ștergeți datele inutile.

Astfel, puteți vedea care dintre materialele necesare au fost deja comandate sau primite la depozit. Compararea costurilor estimate (contractuale) pentru materiale cu cele reale, atât conform facturilor de la furnizori, cât și conform rapoartelor în avans, se realizează automat. Programul controlează atât furnizorii, cât și maiștrii: chiar și 1 kg de cuie, pe care maistrul le-ar putea posta în funcție de două rapoarte anticipate diferite, vor fi afișate în program ca depășire. Atunci când materialele sunt eliberate pe șantiere (pentru a efectua lucrări interne sau către antreprenori ca taxă), programul controlează dacă sunt necesare pentru această etapă a contractului. Totodată, materialele pot fi furnizate în funcție de solicitările supraveghetorilor, inclusiv peste limita, i.e. dacă nu sunt incluse în deviz. Ulterior, atunci când se introduc date despre efectuarea efectivă a lucrărilor în modulele „Maistru” și „Client de construcție”, programul va afișa abateri ale consumului real de materiale de la standard. Controlul operațional al costurilor pentru materiale poate fi efectuat în orice moment pentru anumite obiecte sau lucrări, grupuri de materiale.

Trecând la discutarea contabilității materialelor de către serviciile de contabilitate, merită să spunem că în contabilitate se realizează în funcție de numele (codurile) furnizorului. Ca urmare, programul de contabilitate poate conține mai multe produse diferite numite „unghii”, care au numere de articol diferite, deoarece au venit de la furnizori diferiți, dar, în esență, sunt aceleași „unghii”. În acest sens, departamentul de contabilitate are o idee vagă despre ce cod corespunde cutare sau cutare material din deviz. De fapt, contabilitatea nu este necesară pentru a ști acest lucru. Ea are scopuri și obiective complet diferite. Serviciile de contabilitate anulează materiale, dar nu pot furniza date rezumative despre câte „unghii” au fost cumpărate, cât s-a cheltuit pentru ele și, în general, dacă a fost necesar. Mai ales când ai în vedere că „unghiile” pot fi achiziționate de la diferiți furnizori. Cu alte cuvinte, contabilitatea nu poate distinge unde, ce „unghii” au avut loc și dacă au fost „unghii” deloc. Drept urmare, astfel de „lucruri mici” sunt luate în considerare incorect. Desigur, acest lucru provoacă costuri non-țintă, care, din valori aparent penny, cresc în cifre destul de impresionante. Într-un program" ALTIUS - Managementul Constructiilor„Puteți grupa „unghiile” aceleiași mărci de la diferiți furnizori sub o singură intrare din nomenclatură și puteți avea o idee clară despre ce materiale au fost folosite și în ce cantități. Contabilitatea are informații despre anularea materialelor la sfârșitul lunii în funcție de actele de muncă efectuate și, de obicei, anulează materialele în mod formal, pe baza unei declarații întocmite conform standardelor de estimare. Consumul efectiv și echilibrul de materiale devin cunoscute abia după finalizarea lucrării. În programul ALTIUS - Managementul Construcțiilor, toate costurile, inclusiv materialele, pot fi urmărite în orice moment, ceea ce permite controlul operațional al costurilor pentru anumite obiecte sau lucrări.

În plus, începând cu anul 2011, contabilitatea și controlul materialelor din programul „ ALTIUS - Managementul Constructiilor» a devenit și mai oportun și mai eficient. În noul modul „StroyAnalytik” puteți monitoriza în avans excesul costului real de livrare față de cel planificat. Utilizatorul poate analiza automat indicatorii care sunt importanți pentru el. El stabilește criterii de evaluare, iar programul îi spune în care caz există o abatere de la acestea. De exemplu, programul raportează că limitele de resurse au fost depășite. Dacă valorile specificate sunt depășite, programul va indica automat acest lucru prin evidențierea unui anumit contract, etapă contractuală sau job în roșu. Important este că utilizatorului nu i se va prezenta un fapt, ci va putea afla în prealabil că se observă un fel de abatere. Pentru a face acest lucru, trebuie să setați o valoare critică, atunci când vă apropiați de care programul va indica că este timpul să rezolvați problema (de exemplu, alocați fonduri suplimentare pentru achiziționarea de materiale în cazul schimbărilor condițiilor pieței). Modulul „StroyAnalyst” poate funcționa cu orice modul al software-ului ALTIUS - Managementul construcțiilor. De exemplu, atunci când lucrați cu modulul StroyLogistic, puteți vedea supraconsumul de materiale și resurse (în termeni procentuali sau monetari). Chiar și în cadrul unui singur modul, sunt stabilite criterii de evaluare individuale pentru utilizator. Managerul va putea evalua activitatea tuturor departamentelor companiei. Programul va arăta când angajatul a fost anunțat despre problemă (nu o va putea ascunde). Adică managerul primește pârghii importante atât pentru conducerea companiei, cât și pentru controlul subordonaților.

Să spunem câteva cuvinte despre departamentele de aprovizionare ale organizațiilor de construcții. De obicei, ei folosesc în programele lor de lucru concepute pentru a automatiza contabilitatea depozitului și software-ul de contabilitate. Cu toate acestea, în ambele cazuri, programele de acest tip nu conțin planuri - conțin doar fapte. Adică, aceste programe sunt destinate în principal doar înregistrării faptului sosirii și mișcării materialelor. În special, nu există specificații pentru furnizarea de materiale pentru proiectele de construcții. În general, specificația există, dar separat de programele de depozit și contabilitate. Își trăiește propria viață, izolat de programele de tipul numit. Ca urmare, compararea în orice moment cu ceea ce a fost comandat, câte materiale au rămas pe șantier, ce altceva trebuie comandat suplimentar nu poate fi realizată într-un mod clar și actualizat. În afară de furnizorul însuși, nimeni nu poate spune care sunt proviziile. Cu alte cuvinte, tot acest proces se dovedește a fi prost gestionat.

Nu de dragul denigrarii software-ului de contabilitate sau de depozit, observăm că, alături de alte soluții, ALTIUS SOFT a dezvoltat un program care sistematizează procesul de achiziție și furnizare a materialelor. Software-ul de contabilitate, precum și software-ul de gestionare a depozitelor, pur și simplu nu sunt concepute pentru astfel de sarcini. Dar dezvoltarea „ALTIUS - Furnizori și Achiziții” este concepută pentru a le rezolva.

Documentul principal al programului numit, responsabil pentru comandarea materialelor și lucrul cu furnizorii, este specificația. Îl poți importa dintr-un program de estimare (atât în ​​format ARPS, cât și în format Excel). Dacă o organizație de construcții a instalat sistemul ALTIUS - Managementul Construcțiilor, atunci serviciul LMS importă devizul. Și specificația este generată automat pe baza estimării.

Pe baza listelor de prețuri de la furnizori, programul „ ALTIUS - Furnizori si achizitii» permite selectarea lor automată (cu posibilitatea de modificare a datelor de către utilizator) pentru toate materialele dintr-o anumită specificație.

După aceasta, se întocmesc automat contracte cu fiecare dintre furnizorii selectați (dacă sunt mai mulți).

În plus, pentru orice lot de materiale din contractul de furnizare, vă puteți seta propriul traseu: indicând punctele de control, datele și companiile de logistică. Astfel, programul face posibilă urmărirea efectivă a furnizării de materiale în timp real. Orice angajat care are drept de acces la program poate vizualiza starea livrării conform specificației. De exemplu, vedeți datele planificate de sosire a materialului la punctul desemnat, urmăriți etapele de mișcare a materialelor, vedeți ce materiale și-au început călătoria și așa mai departe.

Dacă oferim o listă rezumativă a capabilităților programului ALTIUS - Furnizori și Achiziții și le prezentăm mai succint, atunci dintre acestea putem evidenția următoarele:

Alegerea materialelor necesare:

pe baza specificațiilor;
pe baza de contracte de constructii.

Controlul traseului de mișcare a materialului:

traseul planificat;
traseul propriu-zis.

Organizarea automată a procesului de aprobare:

cereri de la maiștri;
alte documente de intrare și de ieșire.

Import de estimări de construcție:

întocmirea automată a specificaţiilor pe baza acestuia.

Lucrul cu furnizorii:

menținerea oricărui număr de liste de prețuri a furnizorilor;
selectarea furnizorilor conform specificaţiilor.

Păstrarea înregistrărilor în program:

deconectat;
ca parte a sistemului ALTIUS ERP.

În plus, este de remarcat faptul că, dacă materialele sunt furnizate mai multor proiecte de construcție în același timp, atunci contractele cu furnizorii pot fi întocmite după mai multe specificații. Acest lucru poate ușura munca specialiștilor - sarcina operatorului este doar să introducă date în program. Pentru șeful departamentului de aprovizionare, programul este util deoarece vă permite să minimizați dependența de un anumit specialist a cărui competență include furnizarea de proiecte de construcții. Indiferent dacă se află în vacanță sau în concediu medical, colegul său va putea importa liste de prețuri ale furnizorilor și va justifica alegerea acestora din urmă. În modul manual, nimic nu va trebui comparat. În program, făcând clic pe câteva butoane, puteți obține o justificare clară pentru selectarea furnizorilor, informații prompte despre starea mișcării materialelor și multe altele. Aceste capabilități ale programului ajută la gestionarea procesului de achiziții și aprovizionare și la menținerea controlului în acest domeniu.

Sfat

Desigur, este extrem de dificil de actualizat și sistematizat contabilitatea și controlul materialelor în construcții într-o singură zi. Trebuie să fii mână în mână cu asta, să lucrezi în această direcție. Cu toate acestea, este imposibil să spunem că acest lucru este imposibil. Directorul general al ALTIUS SOFT Andrey Travkin oferă câteva sfaturi în această chestiune: „Mai întâi, trebuie să abordați obiectiv această problemă, să înțelegeți care sunt exact dificultățile, care este natura lor. În al doilea rând, trebuie să decideți să automatizați construcția și să înțelegeți că nu este nimic în neregulă cu implementarea unui software specializat. În orice caz, acest lucru se poate spune despre programul ALTIUS - Managementul construcțiilor și programul ALTIUS Furnizori și Achiziții. În al treilea rând, este necesar să îi facem pe angajați să înțeleagă că trebuie să lucreze în programe și să le încredințezi această responsabilitate. Probabil că nu are sens să ascundem faptul că fiecare al doilea depozitar nu este foarte interesat de organizarea unui control clar al activităților sale. Din păcate, este mai confortabil să lucreze într-un mediu necontrolat de nimeni. Prin urmare, ordinea în această parte poate fi restabilită doar într-un singur mod - introducerea unui program specializat de contabilitate a materialelor în construcții și obligarea angajaților din serviciul depozitului să lucreze în el. Nu văd alte opțiuni.”